Mandat – Groupe consultatif sur la commémoration

1. MANDAT

  1. 1.1 Le mandat du Groupe consultatif sur la commémoration consiste à fournir des conseils au ministre des Anciens Combattants sur la façon dont Anciens Combattants Canada, au moyen de son Programme Le Canada se souvient, peut mobiliser les Canadiens pour rendre hommage à tous ceux et celles qui ont servi le Canada depuis la Confédération, y compris ceux et celles qui sont morts au service de leur pays, aux vétérans qui ne sont plus parmi nous et aux vétérans d’aujourd’hui.

    La portée du Groupe consultatif inclut les activités qui relèvent typiquement du Programme Le Canada se souvient d’ACC, à savoir :

    • Activités commémoratives
    • Financement pour des initiatives commémoratives menées par des collectivités
    • Ressources d’apprentissage visant à favoriser la participation des éducateurs et des jeunes
    • Information publique
    • Monuments commémoratifs et cimetières
    • Aide financière pour les funérailles et l’inhumation
    • Décorations et citations

  2. 1.2 Le Groupe consultatif sur la commémoration peut collaborer avec les autres groupes consultatifs sur les initiatives ministérielles où il y a un intérêt commun, dépendant des priorités ministérielles et sujet à changement.

2. COMPOSITION

  1. 2.1 Pour assurer son efficacité, le Groupe consultatif devrait être compris entre dix et douze membres possédant une vaste expertise ou expérience associée à la commémoration. Les membres seront désignés par le ministre des Anciens Combattants. Les membres seront nommées par le ministre des Anciens Combattants et serviront à la discrétion du ministre. La diversité sera recherchée lors de la sélection des membres Le ministre conserve le droit de nommer ou de rayer un membre en tout temps.

  2. 2.2 Membres

    Le Groupe consultatif sera composé de membres représentant des vétérans, des représentants d’organismes intervenants auprès des vétérans, y inclus les organismes des vétérans de la GRC, des dirigeants d’organismes sans but lucratif ou d’organisation des secteurs public ou privé, des représentants du milieu universitaire ou d’un corps enseignant, des membres de la famille de vétérans et/ou dispensateurs de soins aux vétérans; et des jeunes.

  3. 2.2.1 Coprésidents

    Un coprésident sera choisi par et parmi les membres du Groupe consultatif et siégera pour un mandat de deux ans.

    Un cadre supérieur d'ACC sera nommé coprésident d'ACC.

  4. 2.3 Représentants du ministère (leur présence peut varier selon leur disponibilité)
    • Le ministre des Anciens Combattants et ministre associé de la Défense nationale
    • Le secrétaire parlementaire du ministre des Anciens Combattants
    • Le chef de cabinet, Cabinet du ministre des Anciens Combattants
    • D’autres représentants du ministère
    • Les hauts fonctionnaires du ministère
  5. 2.4 Observateur

    Un représentant du Bureau de l’ombudsman des vétérans.

  6. 2.5 Des vétérans, des représentants des organismes de vétérans, d’autres groupes consultatifs ministériels d’ACC, des experts en la matière et d’autres représentants du Ministère peuvent être invités à participer aux réunions du Groupe consultatif, s’il y a lieu.

3. CODE DE CONDUITE, NOMINATION, DESTITUTION

  1. 3.1 Afin de permettre la tenue de discussions franches et ouvertes et de promouvoir une culture de confiance mutuelle, de respect, de professionnalisme, d’intégrité et de responsabilité, les membres devront respecter le Code de conduite, qui figure à l’annexe A des présents paramètres. Les membres qui ne respectent pas le Code pourraient être exclus du groupe consultatif.

  2. 3.2 Les membres peuvent être invités à signer un accord de confidentialité en attendant la décision quant au groupe consultatif auquel ils seront nommés.

  3. 3.3 Nomination et destitution d’un membre

    3.3.1 Le ministre peut nommer et destituer un membre en tout temps.

    3.3.2 Si un membre ne satisfait pas aux attentes énoncées dans les présents paramètres et dans le Code de Conduite, le Groupe peut donner un avertissement au membre, suivi par une rencontre avec le coprésident des membres. Si la situation ne se règle pas à la satisfaction du Groupe, le ministre peut procéder en temps opportun à la destitution du membre.

4. RÉUNIONS

  1. 4.1 Le Groupe consultatif se réunira trois fois par année selon un calendrier préétabli.

  2. 4.2 Un quorum de 66 % des membres du Groupe consultatif devra assister aux réunions. Aucune décision ou recommandation ne pourra être faite sans quorum. Le remplacement d’un membre ne pouvant pas participer à une réunion doit être approuvé par les coprésidents.

  3. 4.3 Les travaux du Groupe consultatif se dérouleront dans un cadre favorisant l’ouverture, la communication, l’équité et le respect.

  4. 4.4 Les coprésidents ou les membres pourraient être invités à participer à d’autres réunions avec d’autres groupes consultatifs, organismes d’intervenants et autres personnes, au besoin.

  5. 4.5 Les médias ne seront pas invités aux réunions sans l’approbation préalable du ministre.

5. RESPONSABILITÉS

  1. 5.1 Les responsabilités du Groupe consultatif sont les suivantes :

    • Fournir conseils et recommandations au ministre, sous forme de rapports écrits ou de réunions en personne
    • Tenter autant que possible d’obtenir un consensus lors de la formulation de recommandations et de la prestation de conseils; cependant, les différences d’avis seront consignées
    • Formuler des conseils et des recommandations guidées par les perspectives obtenues lors des activités de consultation et de mobilisation des intervenants, des réunions telles que les forums, et également des présentations et observations faites par les experts en la matière et d’autres personnes, le cas échéant
    • Fournir des rapports d’étape lors des sommets avec les intervenants

  2. 5.2 Les membres du Groupe consultatif qui sont également membres d’organismes de défense d’intérêts conserveront leur droit de défense des intérêts de leurs constituants sans compromettre les travaux du Groupe consultatif.

  3. 5.3 Comme il est énoncé ci-dessous, le Ministère assistera le Groupe consultatif en préparant des documents, en mettant à jour les dossiers pertinents, en publiant les documents sur le Web, en facilitant les réunions et considérant les recommandations et les conseils du Groupe.

6. DOCUMENTATION, TENUE DES DOSSIERS ET PUBLICATION

  1. 6.1 Les ordres du jour des réunions, les paramètres, les comptes rendus des discussions et tout document à l’appui préparé par le gouvernement du Canada ou pour lui seront fournis aux membres dans les deux langues officielles. Les autres documents seront fournis dans la langue de leur rédaction.

  2. 6.2 Les comptes rendus de discussion seront rédigés pour toutes les réunions et ils seront communiqués aux coprésidents aux fins d’observations par la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants dans les 15 jours ouvrables qui suivront la réunion. Les observations ne seront pas attribuées à leurs auteurs. À la suite de leur approbation par le ministre, les comptes rendus seront diffusés aux participants de la réunion et seront affichés sur le site Web d’ACC.

  3. 6.3 Les membres du Groupe consultatif acceptent que leurs noms soient publiés sur le site Web d’ACC.

  4. 6.4 Les paramètres du Groupe consultatif seront également affichés sur le site Web d’ACC.

7. COMMUNICATIONS

  1. 7.1 À la conclusion de chaque réunion, les membres conviendront des messages préparés à l’intention des vétérans, d’organismes d’intervenants auprès des vétérans et d’autres intervenants le cas échéant.

  2. 7.2 Il va de soi que les membres du Groupe consultatif pourraient avoir besoin de communiquer de l’information à leur groupe d’attache, que ce soit par écrit, par courriel, en personne ou sur Internet (page Web, Facebook). Cependant, les membres doivent s’assurer de respecter les attentes qui sont énoncées dans le paragraphe 3.3 et dans le Code de Conduite en ce qui a trait au traitement des renseignements confidentiels ou protégés, ou des renseignements de nature personnelle.

8. GESTION ET SOUTIEN

  1. 8.1 La responsabilité de gestion d’aider et d’appuyer le Groupe consultatif revient à la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants.

  2. 8.2 La Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants organisera les réunions et réservera les locaux, verra à la traduction, obtiendra l’approbation ministérielle et organisera les déplacements et l’hébergement des membres le cas échéant. Elle remplira également les fonctions de prise de notes et de rédaction des comptes rendus. En consultation avec les coprésidents et avec l’approbation du ministre, la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants préparera et diffusera également l’ordre du jour et les documents à l’appui dans les trois à cinq jours qui précéderont une réunion du Groupe consultatif.

9. FRAIS

  1. 9.1 Anciens Combattants Canada assumera les frais associés aux réunions, y compris la location de salles et les frais connexes, les déplacements conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor du Canada, et la traduction, l’impression et la distribution des rapports et des publications du Groupe consultatif.

  2. 9.2 Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par ACC. Les membres remettront les reçus de leurs déplacements, qui leur seront remboursés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor du Canada, au bureau de la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants. Tous les reçus doivent être présentés aux fins de remboursement dans les 10 jours suivant la fin du déplacement.

  3. 9.3 Tous les membres du Groupe consultatif conviennent que la participation au Groupe consultatif est volontaire et non rémunérée. Bien qu’Anciens Combattants Canada rembourse les frais raisonnables de déplacement, de rencontre et autres frais approuvés au préalable, les membres du Groupe consultatif ne seront pas autrement indemnisés de leurs efforts. La participation au Groupe consultatif n’engendre pas de relation employé-employeur ni n’empêche les membres de s’engager autrement auprès de l’État.

10. ENTENTE

  1. 10.1 Les présents paramètres ont fait l’objet de discussions par les membres du Groupe consultatifs.

  2. 10.2 Les nouveaux membres seront informés de leurs responsabilités par les coprésidents, et seront invités à accepter les paramètres et à signer le Code de Conduite.

ANNEXE A CODE DE CONDUITE

  1. Dans le souci de favoriser une culture de confiance mutuelle, de respect, de professionnalisme, d’intégrité et de responsabilisation parmi les membres du Groupe consultatif, les membres sont tenus de se conformer aux directives suivantes :

    1. Les membres doivent assister à toutes les réunions et y participer activement.
    2. Les membres ne doivent pas divulguer les recommandations du Groupe consultatif jusqu’à ce que le ministre approuve la communication de ces renseignements au-delà d’ACC;
    3. Les membres doivent informer le(s) coprésident(s) des conflits d’intérêts potentiels ou présumés.
    4. Les membres doivent s’abstenir de se comporter d’une manière qui discréditerait le Groupe consultatif, le ministre ou son cabinet, ou en compromettrait l’intégrité.
    5. Les membres peuvent être invités à signer un accord de confidentialité en attendant la décision quant au groupe consultatif auquel ils seront nommés.

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