Anciens Combattants Canada (ACC) a mené une vérification des processus de dotation et de paye des Ressources humaines (RH) dans le cadre du Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques de 2018-2023 qui avait été approuvé par le sous ministre le 12 juin 2018. La fonction des RH d’ACC a fait l’objet de modifications considérables au cours des dernières années, y compris le transfert des services de la paye à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et, pour cette raison, la réduction de l’effectif de la Direction générale des ressources humaines (DGRH).
La Direction générale a également mis en marche l’Initiative d’Excellence des services de RH qui visait à accorder plus d’importance à l’amélioration de la capacité consultative stratégique, au recours aux outils de libre-service et à la plus grande surveillance et déclaration de la charge de travail. Récemment, les répercussions négatives de la mise en œuvre de Phénix ont obligé les intervenants à déployer des efforts notables pour établir des mesures d’atténuation visant à réduire les nouveaux problèmes de paye, à appuyer les employés et à régler l’arriéré de demandes et de problèmes que SPAC doit traiter.
Objectif et portée de la vérification
La vérification visait à donner à la haute direction l’assurance que les processus ministériels de dotation et de paye des RH sont adéquats et que les systèmes des RH pour la prestation de services liés à la dotation et à la paye sont efficaces.
Principales constatations et conclusion
L’équipe de la vérification a constaté de bonnes pratiques tout au cours de l’évaluation des processus de dotation et de paye des RH :
- Planification des RH : L’élaboration des plans des RH faisait partie du processus de planification intégrée des activités (PIA). Des conseillers stratégiques en RH étaient en place et ils conseillaient les gestionnaires sur les activités de dotation des RH.
- Rôles, responsabilités et orientation : L’orientation sur les processus de dotation et de paye des RH, y compris le guide sur la rémunération d’ACC, a été consignée et est facilement accessible dans l’intranet.
- Normes de service et surveillance : Des normes de service ont été établies relativement aux processus de dotation et de paye. Des tableaux de bord et des rapports sont en place pour effectuer le suivi des mesures de dotation et des interventions de paye des RH.
La vérification a permis de constater le besoin d’apporter des améliorations dans trois domaines principaux :
- Planification des RH : Il était possible d’apporter des améliorations aux gabarits de planification des RH pour y inclure les coûts et les échéanciers des activités inscrites au plan. De plus, le processus de planification des RH doit inclure des mises à jour périodiques du plan au cours de l’exercice et la communication en temps opportun à la DGRH de mises à jour et des changements qui sont effectués.
- Rôles, responsabilités et orientation : La DGRH a élaboré le guide sur la rémunération d’ACC comme outil à l’intention des employés et de la direction d’ACC, mais le guide n’a pas été mis à jour depuis 2017. De plus, les gestionnaires n’ont pas compris de la même façon leurs responsabilités et rôles respectifs relativement à la soumission de demandes d’intervention de paye.
- Normes de service et surveillance : La DGRH a élaboré des normes de service relativement à la dotation et à la paye; toutefois, elles ne sont pas toujours bien comprises par les gestionnaires. L’examen des dossiers de RH a révélé que les dates clés ne sont pas consignées uniformément dans le système par le personnel des RH, ce qui nuit à la possibilité de faire un suivi exact de l’application des normes de service et un suivi des retards dans les processus de dotation, ce qui a une incidence sur la fiabilité des données qui sont communiquées dans les rapports sur les normes de service.
Les constatations et les conclusions de la vérification présentées dans le présent rapport reposent sur des éléments probants suffisants et appropriés. La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes, telles qu’appuyées par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les résultats exprimés dans le présent rapport sont fondés sur les conditions qui existaient au moment de la vérification et ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.
Conclusion : À la lumière des constatations susmentionnées, la vérification a révélé que les processus et les contrôles liés aux processus de dotation et de paye des RH étaient généralement en place et qu’ils fonctionnaient tel que prévu, mais qu’il existait des améliorations possibles dans les domaines de la planification, des rôles et responsabilités, des normes de service et des activités de surveillance.
Signature de la dirigeante de la vérification
Sheri Ostridge
Dirigeante de la vérification
Date : 27 janvier 2020