La vérification des pratiques relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) a été approuvée par le sous-ministre dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2016-2019.
Le thème du gouvernement ouvert et transparent occupe une place importante dans le programme du gouvernement fédéral. Dans le discours du Trône de décembre 2015 et dans le plus récent budget fédéral de mars 2016, le gouvernement s'est engagé, auprès des Canadiens et des parlementaires, à hausser la barre au chapitre de l'ouverture et de la transparence gouvernementalesFootnote 1.
Les responsabilités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels sont établies par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur l'accès à l'information donne aux membres du public et aux entreprises le droit prévu par la loi d'accéder aux dossiers que possède une institution gouvernementale, sous réserve d'exceptions limitées et précises. La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux membres du public le droit d'accéder aux renseignements qui les concernent et de demander une correction de ces renseignements que possèdent des institutions fédérales.
Anciens combattants Canada a centralisé l'Unité de l'AIPRP à Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard) pour s'assurer que les responsabilités relatives aux deux lois sont respectées. Les principales activités de l'Unité de l'AIPRP d'ACC sont les suivantes :
- traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices en appui aux lois relatives à l'AIPRP et aux besoins des organismes centraux;
- favoriser la sensibilisation à ces deux lois au sein du Ministère de sorte que les employés comprennent bien leurs rôles et responsabilités;
- s'assurer que le Ministère se conforme à ces deux lois ainsi qu'aux exigences des organismes centraux;
- préparer les rapports annuels sur l'administration des lois relatives à l'AIPRP à présenter au Parlement;
- diriger l'élaboration des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP);
- coordonner le règlement des plaintes contre ACC déposées devant le commissaire à l'information, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, et devant le commissaire à la protection de la vie privée, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- assurer la gestion centralisée des atteintes à la vie privée;
- analyser les problèmes liés aux politiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et y réagir;
- examiner les nouveaux formulaires de collecte de renseignements personnels;
- élaborer des déclarations appropriées sur la protection des renseignements personnels;
- évaluer des contrats et des protocoles d'entente;
- fournir des conseils, des orientations et de la formation au personnel d'ACC au sujet d'enjeux touchant l'AIPRP;
- aider ACC à respecter ses engagements au chapitre de l'ouverture et de la transparence, grâce à une approche proactive en matière de communication des renseignements et à la communication des renseignements par des mécanismes informels.
Outre l'Unité de l'AIPRP, d'autres secteurs du Ministère ont un rôle à jouer pour que ce dernier remplisse ses obligations concernant les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Entre autres :
- Les agents de liaison sont responsables de récupérer, d'examiner et de transmettre l'information à l'unité de l'AIPRP en réponse aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
- Tous les employés doivent veiller à transmettre l'information liée aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels reçues par l'organisation.
- Tous les gestionnaires doivent s'assurer d'aider leurs employés à respecter leurs obligations en vertu des lois applicables, en priorisant les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels dans la gestion de travail.