Services du Bureau juridique des pensions (ACC PPU 365)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés à l’appui des services fournis par le Bureau de services juridiques des pensions (BSJP), lequel offre des conseils et de l’aide juridiques ainsi que des services de représentation devant le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] aux personnes insatisfaites des décisions concernant leur demande de prestations d’invalidité et en cas d’appel concernant les Allocations aux anciens combattants. Les renseignements personnels peuvent être notamment le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, les dates et les lieux de naissance et de décès, le certificat de décès, des renseignements financiers, le genre, l’état civil, des renseignements sur le conjoint ou le conjoint de fait et les enfants à charge, le point de vue de la personne ou des opinions à son sujet, des photos, des vidéos ou des enregistrements vocaux, des renseignements sur les accidents et les blessures, des renseignements concernant une décision ou l’admissibilité liée au programme de prestations d’invalidité d’Anciens Combattants Canada (ACC) visant le client, les décisions du TACRA concernant le client, le numéro matricule, des renseignements sur le service militaire, des renseignements sur le personnel militaire et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) (qui peuvent inclure des relevés de présence et des registres de congés, des mesures disciplinaires, des modalités de travail, des affectations, des évaluations), le numéro d’identification du client, la langue, des renseignements sur l’état de santé, des éléments de preuve documentaire, des déclarations de témoins, la signature, et les frais de déplacement. Parmi les autres renseignements personnels requis, mentionnons une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC, les renseignements nécessaires à la validation de son identité et les renseignements concernant son représentant. 

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC ou des mesures prises par les employés ou le personnel contractuel d’ACC et leurs réponses dans le système Prestations et services de santé en direct (PSSD).

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les vétérans ayant servi en temps de guerre, les militaires et les vétérans des Forces armées canadiennes, les membres et anciens membres de la GRC, les survivants, les enfants à charge, et/ou leurs représentants.

But : Le BSJP utilise les renseignements personnels pour fournir des conseils et de l’aide juridiques ainsi que des services de représentation aux personnes qui présentent une demande de prestations d’invalidité et qui veulent interjeter appel de la décision ou de l’évaluation du Ministère. Les renseignements sont recueillis en vertu de l’article 109 de la Loi sur les pensions et de l’article 81 de la Loi sur le bien-être des vétérans.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.  

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au TACRA afin de déterminer l’admissibilité aux prestations et en cas d’appel. Consulter les fichiers de renseignements personnels suivants : Exposé de cas individuels (TACRA PPU 095) et Révisions et appels (TACRA PPU 080). Les renseignements concernant les demandes et les précédents peuvent être utilisés à l’occasion à l’appui de demandes analogues.

Des renseignements tels que le nom, les coordonnées et les renseignements médicaux peuvent être communiqués aux médecins qualifiés afin d’obtenir des avis médicaux à l’appui des demandes et aux commissionnaires embauchés à contrat qui assistent aux audiences de révision du TACRA en vue d’assurer un service de sécurité, d’assermenter les clients et d’enregistrer les procédures.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au ministère de la Défense nationale (MDN) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service à l’appui de l’administration du programme. Consulter les fichiers de renseignements personnels du MDN : Base de données sur les pertes subies par les Forces canadiennes (MDN PPE 817), Dossiers sur les examens administratifs de cas (MDN PPE 814), Fichier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (MDN PPE 818), Système de gestion des ressources humaines (SGRH) [MDN PPE 805], Fichier des dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836) et Dossiers sur le personnel – Instruction (MDN PPE 842).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être communiqués à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service. Consulter les fichiers de renseignements personnels de BAC : Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre (BAC PPU 715), Dossiers médicaux collectifs (BAC PPU 017), Dossiers dentaires (BAC PPU 721), Dossiers médicaux (BAC PPU 018), Dossiers personnels sur microfiche (BAC PPU 023), Dossiers du personnel militaire (BAC PPU 024) et Dossiers d’évaluations du rendement (BAC PPU 028).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels recueillis par ACC peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et/ou de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.