Indemnité de décès (ACC PPU 718)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour aider à déterminer l’admissibilité et les droits du client à l’Indemnité de décès aux termes de la Loi sur le bien‑être des vétérans. Les renseignements concernent les personnes qui ont demandé ou reçu une décision à l’égard d’une Indemnité de décès, qui reconnaît la perte de la vie d’un membre des Forces armées canadiennes (FAC), la perte d’orientation, de soins et de compagnie qui en résulte, et les répercussions du décès du membre sur le fonctionnement du ménage.

Lorsqu’un conjoint ou conjoint de fait survivant et/ou un enfant à charge présente une demande d’Indemnité de décès, les renseignements personnels recueillis au sujet du membre de la FAC peuvent comprendre les numéros d’identification, le nom, la date de naissance, la date du décès, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements établissant la preuve et/ou la cause du décès.

Les renseignements personnels recueillis auprès du conjoint ou conjoint de fait survivant ou de l’enfant à charge peuvent comprendre les numéros d’identification, le nom, les coordonnées, la langue, la date de naissance, les renseignements sur la famille, les renseignements financiers et la signature. De plus, l’état civil au moment du décès, la scolarité et/ou les renseignements sur la santé des enfants à charge pour établir l’admissibilité du survivant et de l’enfant à charge peuvent être demandés. Parmi les autres renseignements personnels requis, mentionnons une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC, les renseignements nécessaires à la validation de son identité et les renseignements concernant son représentant.  

Observation : Créé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les survivants ou les enfants à charge des militaires et des  vétérans des FAC, et/ou leurs représentants.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme, déterminer l’admissibilité (les droits), ainsi qu’attribuer les fonds dans le cadre du programme d’Indemnité de décès. Ils sont recueillis en vertu de la partie 3, articles 57 à 59, ainsi que des articles 78.1, 78.2, 79 à 81, 84 et 85 de la Loi sur le bien-être des vétérans.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.   

Le nom, l’identificateur client et les renseignements médicaux du militaire ou du vétéran, y compris les renseignements pertinents sur son service et les détails de l’évaluation, requis pour déterminer l’admissibilité de l’orphelin, peuvent être communiqués aux responsables du programme Aide aux études (ACC PPU 605).

Le nom, le numéro d’identification, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les autres renseignements pertinents à l’appui de la demande peuvent être communiqués au Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] à l’appui du processus des révisions et des appels (TACRA – Révisions, appels et allocations de commisération – TACRA PPU 080) et au Services du Bureau juridiques des pensions (ACC PPU 365). 

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au ministère de la Défense nationale (MDN) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service à l’appui de l’administration du programme. Consulter les fichiers de renseignements personnels du MDN : Dossiers médicaux (MDN PPE 810), Base de données sur les pertes subies par les Forces canadiennes (MDN PPE 817), Dossiers sur les examens administratifs de cas (MDN PPE 814), Fichier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (MDN PPE 818), Système de gestion des ressources humaines (SGRH) [MDN PPE 805], Fichier des dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836) et Dossiers sur le personnel – Instruction (MDN PPE 842).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels recueillis par ACC peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Le nom, les renseignements sur la santé et les renseignements sur le service peuvent être communiqués au Fonds du Souvenir pour déterminer l’admissibilité à des prestations en vertu du Règlement sur les sépultures des anciens combattants (Responsabilités commémoratives nationales et internationales -  Programme de funérailles et d’inhumation – ACC PPU 260).   

Le nom, les coordonnées, le numéro d’identification, les montants payables et les instructions relatives au dépôt direct peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins de paiement (consulter Paiements du receveur général – TPSGC PCU 712).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives. 

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.