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Conformité aux normes professionnelles
L’audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.
Lindy McQuillan
Dirigeant principal de l’audit
Anciens Combattants Canada
Renseignements généraux
L’approvisionnement au sein du gouvernement du Canada est assujetti à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (et à la Politique sur les marchés en vigueur avant le 13 mai 2022, désormais abrogée)Note de bas de page 1, dont l’objectif est de veiller à ce que l’approvisionnement de biens, de services et de travaux de construction permettent d’obtenir les biens et les services nécessaires pour appuyer la prestation de programmes et de services aux Canadiens tout en offrant le meilleur rapport qualité-prix à l’État. Ainsi, les approvisionnements doivent notamment permettre d’obtenir des résultats opérationnels, être assujettis à des mécanismes de gouvernance et de surveillance efficaces, être équitables, ouverts et transparents et répondre aux attentes du public en matière de prudence et de probité.
Le premier ministre a chargé la ministre Fortier, en sa qualité de présidente du Conseil du Trésor (CT), ainsi que la ministre Jaczek, ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, d’entreprendre un examen des marchés attribués à la firme McKinsey & Company (McKinsey). Le 8 février 2023, le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) a demandé aux organismes gouvernementaux de soumettre, au plus tard le 15 février 2023, une liste de tous leurs marchés conclus avec McKinsey depuis le 1er janvier 2011, et de fournir de l’information connexe sur ces marchés. Pour ces organismes qui ont été l’autorité technique et/ou qui ont conclu de tels marchés à titre d’autorité contractante, le BCG a chargé les dirigeants principaux de l’audit (DPA) de ces organismes d’effectuer un audit interne indépendant officiel des processus d’approvisionnement connexes, dont les résultats doivent être communiqués au BCG d’ici le 22 mars 2023.
Objectifs et portée de l’audit
Les objectifs de l’audit étaient de déterminer ce qui suit pour l’ensemble des marchés avec McKinsey visés par la portée :
- L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts;
- Les approvisionnements ont été effectués d’une manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement);
- 3. Les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisme (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité).
La portée de l’audit a mis l’accent sur l’examen des pratiques d’approvisionnement pour l’ensemble des marchés concurrentiels et non concurrentielsNote de bas de page 2 avec McKinsey qui ont été attribués (signés) par l’organisme entre le 1er janvier 2011 et le 7 février 2023Note de bas de page 3. Plus précisément, l’audit comprenait une évaluation des marchés suivants :
L’audit n’a pas évalué ce qui suit :
- Tous les contrats conclus avec toute entité autre que McKinsey.
- Tous les contrats attribués (et signés) en dehors de la période d’audit.
- La conformité à tout autre instrument de politique, lois ou règlements qui ne sont pas expressément mentionnés dans ce rapport d’audit.
Approche
Le BCG a fourni à tous les ministères un plan d’audit et un programme d’audit pour assurer l’uniformité de la couverture à l’échelle du gouvernement du Canada. Bien que le BCG ait élaboré les objectifs, la portée, les critères d’audit et le programme d’audit aux fins d’utilisation par les ministères concernés, les constatations et les recommandations de l’audit ont été élaborées de façon indépendante par la fonction d’audit interne d’Anciens Combattants Canada. L’approche suivie par Anciens Combattants Canada (ACC) était conforme à l’approche décrite dans le plan d’audit et le programme d’audit du BCG.
En ce qui concerne les processus internes d’Anciens Combattants Canada (ACC), l’approche comprenait l’examen de l’orientation et des directives internes d’ACC en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ainsi que le recours à une approche fondée sur le risque pour déterminer les principaux processus internes qui n’étaient pas couverts par le plan d’audit et le programme d’audit du Bureau du contrôleur général (BCG). Pour assurer l’intégrité et l’objectivité du travail d’audit, cet audit a été exécuté uniquement par des auditeurs internes fonctionnaires assujettis au Global Internal Auditing Code of Ethics de l’Institute of Internal Auditors.
Constatations et recommandations
Constatations pour l’objectif 1 : intégrité du processus d’approvisionnement
Conclusion
Dans l’ensemble, ACC s'est conformée à cet objectif de l’audit. Rien n’indique que l’intégrité de l’approvisionnement n’a pas été maintenue conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts.
Ce que nous avons constaté
L’équipe d’audit a examiné de nombreux courriels concernant ce marché. L’examen de ces documents et des autres documents relatifs au marché n’a révélé aucun élément permettant de croire que le ministre ou les membres de son personnel sont intervenus dans le processus de passation des marchés. En outre, nous n’avons trouvé aucun élément qui indique que les fonctionnaires participant au processus de passation des marchés n’auraient pas respecté le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d’intérêts. Aucun marché n’a été passé avec d’anciens fonctionnaires ou des titulaires de charge publique.
Secteurs à améliorerNote de bas de page 4
Il n’y a aucun domaine d’amélioration pour cet objectif de l’audit.
Recommandations
Il n’y a aucune recommandation pour cet objectif de l’audit.
Constatations pour l’objectif 2 : équité, ouverture et transparence, conformément à la politique applicable
Conclusion
Dans l’ensemble, ACC s'est conformée à cet objectif de l’audit. L’approvisionnement pour ce marché a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente, conformément à la politique sur les marchés en vigueur au moment du marché. Un cas de conformité partielle a été constaté, concernant une prolongation verbale d’un marché et qui est décrit ci-dessous.
Ce que nous avons constaté
Le seul marché attribué à McKinsey and Company par ACC était un marché non concurrentiel dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement des Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), d’une valeur de moins de 40 000 $Note de bas de page 5. Il n’a pas fait l’objet d’un appel d’offres concurrentiel, ce qui est approprié en vertu de l'article 6 du Règlement sur les marchés de l’État McKinsey était un fournisseur préqualifié en vertu de l’arrangement en matière d’approvisionnement obligatoire en vigueur.
Les documents d’engagement des dépenses ont été remplis et signés comme il se doit. L’approvisionnement a déterminé que le prix était juste et raisonnable. Le marché a été signé en bonne et due forme et a été publié sur le site Web du gouvernement du Canada consacré à l’information ouverteNote de bas de page 6.
Trois modifications ont été apportées. Les modifications n’ont eu aucune incidence sur la valeur du marché. Toutes les modifications ont été approuvées; toutefois, une prolongation de marché a été faite verbalement et les documents officiels ont été signés à une date ultérieure. Une grande partie du travail avait déjà été réalisée par McKinsey selon les modalités du marché initial avant la prolongation verbale du marché. La prolongation verbale qui a été demandée concernait une petite partie du travail qui restait à accomplir. L’équipe d’audit a été informée que McKinsey a continué de collaborer de bonne foi avec le chargé de projet, toutes les parties estimant que le marché était toujours en vigueur. La prolongation qui a repoussé la date de fin du marché au 31 mars 2021 n’a pas été communiquée sur le site Web de l’Information ouverte du gouvernement du Canada, mais la Politique sur les marchés n’exige pas la divulgation de modifications non financières.
Le chargé de projet a participé à la surveillance du marché, en envoyant régulièrement des courriels, en organisant des réunions et en examinant le travail en cours. Le chargé de projet était satisfait du principal produit livrable, lequel constituait en une présentation PowerPoint de 90 pages pour guider l’animation d’un atelier de sensibilisation destiné aux femmes vétérans, qui pourrait ensuite servir de modèle pour les ateliers de sensibilisation futurs.
En vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, une attestation certifiant que le travail prévu dans le cadre d’un marché a été exécuté par une personne autorisée doit être délivrée avant le versement de tout paiement. De plus, la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers exige que la personne qui fournit l’autorisation en vertu de l’article 34 vérifie que le travail a été exécuté conformément aux modalités pertinentes du marché ou de l’entente.
Le chargé de projet a donné son approbation au titre de l’article 34 pour les deux factures liées au marché. La première facture a été approuvée par courriel, comme c’était le cas au début de la pandémie de COVID-19. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a fourni des directives pendant la pandémie selon lesquelles les autorisations financières peuvent être accordées par courriel, à condition que les mesures de contrôle nécessaires soient en place pour assurer l’intégrité des autorisations par voie électronique. ACC a mis en place des mesures de contrôle pour accéder au système de courriels. Compte tenu de tous ces facteurs, l’approbation par courriel de cette facture est raisonnable.
Secteurs à améliorer
La prolongation verbale du marché et l’approbation consignée par après ont eu une incidence minime, puisque la valeur restante de celui-ci n’était que de 5 000 $, la modification n'a pas changé la valeur du contrat, elle a été formalisée ultérieurement et que le travail a été achevé. Toutefois, le fait de conclure des marchés de cette façon a le potentiel d’exposer ACC à un risque inutile.
Recommandations
Il n’y a aucune recommandation pour cet objectif de l’audit, selon le marché examiné, parce qu’il posait un faible niveau de risque pour ACC.
Constatations pour l’objectif 3 : respect des processus et des cadres de contrôle ministériels
Conclusion
Dans l’ensemble, ACC satisfaisait à cet objectif de l’audit. Nous n’avons relevé aucun élément important nous permettant de croire que les acquisitions n’ont pas été effectuées conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisation. Le domaine d’amélioration indiqué ci-dessous ne constitue pas à proprement parler une non-conformité, mais simplement une observation en vue d’une amélioration.
Ce que nous avons constaté
Au moment de la signature du marché, ACC ne disposait d’aucun cadre de gestion de l’approvisionnement. Les processus internes et les cadres de contrôle étaient guidés par les lois, les politiques et les directives du gouvernement du Canada, le manuel des services d’approvisionnement d’ACC et divers documents d’orientation mis à la disposition du personnel sur le site intranet d’ACC. Après les délais fixés pour ce marché, ACC a mis en œuvre un cadre de gestion de l’approvisionnement.
ACC dispose d’un Comité d’examen des contrats (CEC). Au moment du présent marché, le mandat du CEM indiquait qu’il devait agir à titre d’organisme indépendant afin de maintenir une fonction rigoureuse de remise en question des propositions contractuelles traitées par l’unité chargée de l’approvisionnement, de la passation des marchés et de la gestion des biens. La portée du travail du CEC comprenait l’examen et l’approbation de tous les marchés de service d’une valeur de 10 000 $ ou plus. Ce marché a fait l’objet d’une approbation, conformément au mandat du CEC. Toutefois, l’objectif figurant dans l’information sommaire présentée au CEC aux fins d’approbation ne correspondait pas à l’énoncé des travaux approuvé, soit le document faisant autorité qui définit les objectifs et les produits livrables. Ces modifications n’ont pas changé de façon significative la nature du marché.
Le cadre supérieur désigné d’AAC pour la gestion de l’approvisionnement et le dirigeant principal des finances ont confirmé à l’équipe d’audit ne pas être au courant de l’existence de mesures de contrôle particulières ou uniques en rapport avec le marché McKinsey qui différeraient des mesures de contrôle habituelles du ministère.
Secteurs à améliorer
En tant qu’organisme de surveillance, le CEC joue un rôle de premier plan en veillant à ce que les marchés soient conformes aux politiques et aux procédures. Le fait de fournir des renseignements inexacts au CEC entraîne un risque d’approbation inadéquate.
Recommandations
Il n’y a aucune recommandation pour cet objectif de l’audit, selon le marché examiné, parce qu’il posait un faible niveau de risque pour ACC.
Réponse de la direction
Les constatations et les recommandations de cet audit ont été présentées à la direction d’Anciens Combattants Canada. Le Comité ministériel de vérification d’Anciens Combattants Canada a examiné le rapport d’audit et recommandé qu’il soit approuvé par l’administrateur général.
La direction a accepté les constatations découlant de l’audit.
L’administrateur général d’Anciens Combattants Canada approuve ce rapport.
Paul Ledwell
Sous-ministre
Anciens Combattants Canada
Annexe A : Critères d’audit
Remarque : Le 11 avril 2019, les limites de la passation de marchés pour les organismes et SPAC ont été mises à jour pour refléter une hausse de 25 % pour tenir compte de l’inflation (appendice C de la Politique sur les marchés).
Annexe B : Plan d’action de la direction
Ne s’applique pas. Aucune recommandation n’est requise. Certains secteurs à améliorer sont mentionnés dans le rapport, mais le risque qu’ils représentent pour ACC n’est pas assez important pour justifier la formulation de recommandations.