Réponse d’ACC à la vérification interne du Bureau du contrôleur général sur le processus d’acheminement lié aux pensions d’invalidité d’Anciens Combattants Canada

Consultez la vérification interne du Bureau du contrôleur général sur le processus d’acheminement lié aux pensions d’invalidité d’Anciens Combattants Canada.

Recommandation 1

Anciens Combattants Canada doit s’assurer que les rôles et responsabilités associés au calcul des indices d’indexation pour tous ses avantages :

1. sont définis plus précisément;
2. déterminent les responsabilités liées au processus d’indexation, y compris ce qui touche l’examen ou la remise en question des intrants et des hypothèses ayant trait au calcul de l’indexation;
3. sont périodiquement examinés, mis à jour et communiqués aux fonctions responsables du processus d’indexation. L’examen pourrait porter sur le chevauchement des responsabilités de contrôle, les changements organisationnels, et la pertinence et l’exactitude permanentes;
4. sont mis en œuvre et leur achèvement est documenté.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. Les principaux documents de contrôle ont été examinés et mis à jour pour que les rôles et responsabilités y soient clairement définis pour tous les secteurs du Ministère. Ces documents de contrôle comprennent un aperçu des rôles et responsabilités, un répertoire de tous les programmes qui sont indexés, des procédures détaillées, des feuilles de travail distinctes pour chaque calcul et une liste de contrôle pour chaque participant du processus de sorte à assurer la responsabilité et à consigner les mesures prises. Ces documents de contrôle rehaussé ont été utilisés pour le calcul d’indexation de 2020 et ils continueront de faire l’objet d’un examen et d’une mise à jour annuels.

Cible : Achevé

Mesures à prendre	Bureau de première responsabilité	Date cible
1.1 Examiner et mettre à jour les documents de contrôle suivants pour établir clairement les rôles et responsabilités associés au calcul de l’indice d’actualisation (des versions préliminaires ont été communiquées à l’équipe du BCG en août 2019 et toutes les observations reçues ont été intégrées à la version définitive) : description des rôles et responsabilités de tous les intervenants participant au processus; répertoire de tous les programmes et avantages d’ACC pour déterminer lesquels sont actualisés ainsi que les lois et règlements connexes; procédures détaillées pour l’exécution des calculs; feuilles de calcul; liste de contrôle de tous les intervenants participant au processus afin de consigner toutes les mesures achevées; examen annuel d’assurance de la qualité effectué par l’unité d’attestation financière d’ACC afin d’assurer le respect des procédures et la mise à jour adéquate de tous les documents et procédures (établi en 2015); tous les documents peuvent être consultés par les intervenants dans GCdocs.	Directeur général, Finances	Achevée
1.2 Les documents mis à jour sont approuvés par le directeur général, Direction générale des finances. L’ADPF a approuvé en octobre 2019 et les documents ont été utilisés pour les calculs de l’année 2020.	Directeur général, Finances	Achevée
1.3 Les documents définitifs sont soumis au dirigeant principal des finances et également communiqués aux responsables de la Prestation des services, des Politiques, de l’Information de la technologie et du ministère de la Justice, s’il y a lieu. Les documents sont communiqués directement aux principaux intervenants et peuvent également être consultés dans GCdocs.	Directeur général, Finances	Achevée
1.4. Les listes de contrôle signées par tous les employés participant au processus sont conservées chaque année pour consigner en dossier que les étapes clés ont été respectées. Les rôles et responsabilités précisent qu’il s’agit d’une exigence et les listes de contrôle signées par tous les employés participant au processus ont été remplies pour l’année de calcul 2020. La vérification est effectuée par l’unité d’attestation et un répertoire de toutes les listes de contrôle signées est conservé.	Directeur général, Finances	Achevée

Recommandation 2

Anciens Combattants devrait s’assurer que les interprétations des textes de loi sur lesquelles se fond le calcul de l’indexation satisfont aux critères suivants :

1. Elles sont obtenues de sources internes et externes, et sont confirmées et validées périodiquement par ces mêmes sources;
2. Elles sont documentées et approuvées;
3. Elles sont utilisées pour la détermination des hypothèses et des intrants nécessaires au calcul de l’indexation et sont intégrées aux outils connexes;
4. Elles sont considérées dans tout changement apporté aux méthodes de calcul.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. Au cours de l’examen et de la mise à jour des principaux documents de contrôle, les détails des calculs associés à tous les programmes ont été confirmés et les textes de loi, les politiques ou les procédures pertinents ont été clairement documentés. En outre, il a été établi de procéder à un examen périodique triennal. Tout domaine devant faire l’objet d’une interprétation sera validé par consultation avec le ministère de la Justice.

Cible : Achevé

Mesures à prendre	Bureau de première responsabilité	Date cible
2.1 Les documents suivants comprennent des références claires à l’interprétation des textes de loi utilisés dans les calculs de l’indexation : Il s’agit d’une responsabilité définie dans la description des rôles de tous les intervenants participant au processus, y compris l’exigence de consultations internes et externes pour toute décision qui pourrait avoir une incidence sur l’interprétation ou le calcul de l’indexation; Tous les textes de loi pertinents sont répertoriés dans la liste de tous les programmes et avantages offerts par ACC ainsi que les feuilles de travail des calculs; Les rôles et responsabilités précisent l’exigence d’une vaste consultation au moins triennale pour confirmer que les interprétations sont toujours adéquates et qu’elles sont appliquées correctement aux calculs; Les principales interprétations doivent être accompagnées de conseils juridiques documentés.	Directeur général, Finances	Achevée
2.2 Les documents mis à jour sont approuvés par le directeur général, Direction générale des Finances. Les documents ont été approuvés par l’ADPF en octobre 2019 et ils ont servi à l’année de calcul 2020.	Directeur général, Finances	Achevée
2.3 Les documents finaux sont soumis au dirigeant principal des finances et ont aussi été communiqués aux responsables de la Prestation des services, des Politiques, de la Technologie de l’information et du ministère de la Justice, s’il y a lieu. Les documents sont communiqués directement aux principaux intervenants et peuvent également être consultés dans GCdocs.	Directeur général, Finances	Achevée
2.4. Les listes de contrôle signées par tous les employés participant au processus sont conservées chaque année pour consigner en dossier que les étapes clés ont été respectées. Les rôles et responsabilités précisent qu’il s’agit d’une exigence et les listes de contrôle signées par tous les employés participant au processus ont été remplies pour l’année de calcul 2020. La vérification est effectuée par l’unité d’attestation et un répertoire de toutes les listes de contrôle signées est conservé.	Directeur général, Finances	Achevée

Recommandation 3

Anciens Combattants Canada doit veiller aux points suivants :

1. Il établit un répertoire de tous ses programmes et avantages sujets à l’indexation :
   1. Le répertoire précise, de façon cohérente, la façon dont les avantages sont indexés et les textes de loi applicables;
   2. Le répertoire est périodiquement examiné, mis à jour et communiqué aux personnes participant au processus d’indexation;
2. Toute erreur ou lacune trouvée au cours des processus de détermination et de mise à jour susmentionnés en a) entre les exigences législatives et les façons dont les programmes sont indexés à l’heure actuelle est rapportée aux organes de gouvernance de la haute direction et corrigée en temps opportun.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. Le répertoire de tous les programmes qui sont indexés a été mis à jour et contient les détails nécessaires. De plus, les documents de contrôle principaux ont été mis à jour et ils contiennent les feuilles de calculs individuelles de chaque programme. L’unité d’attestation continuera d’effectuer un examen annuel indépendant de tous les calculs. Toute décision liée à l’indexation sera communiquée aux organes de gouvernance de la haute direction et elle sera documentée.

Cible : Achevé

Mesures à prendre	Bureau de première responsabilité	Date cible
3.1 Le répertoire de tous les programmes et avantages offerts par ACC indiquant lesquels sont indexés et précisant également les textes de loi pertinents comprend aussi la méthode de calcul et le moment de l’indexation. Le document est examiné chaque année et mis à jour au besoin. ACC continuera de rester à l’affût des modifications apportées aux textes de loi de sorte à assurer la correspondance des méthodes et du moment des calculs de l’indexation	Directeur général, Finances	Achevée
3.2 Les documents mis à jour sont approuvés par le directeur général, Direction générale des finances. L’ADPF a approuvé en octobre 2019 et les documents ont été utilisés pour les calculs de l’année 2020.	Directeur général, Finances	Achevée
3.3 Les documents définitifs sont soumis au dirigeant principal des finances et également communiqués aux responsables de la Prestation des services, des Politiques, de l’Information de la technologie et du ministère de la Justice, s’il y a lieu. Les documents sont communiqués directement aux principaux intervenants et peuvent également être consultés dans GCdocs.	Directeur général, Finances	Achevée
3.4 Toute décision liée au processus d’indexation est effectuée en consultation avec les organes de gouvernance de la haute direction.	Directeur général, Finances	Achevée

Recommandation 4

Rédigées ^{Note de bas de page §1}