Cadre de référence du Comité consultatif sur le patrimoine

1. Désignation officielle et objectif

Comité consultatif sur le patrimoine pour le Mémorial national du Canada à Vimy, le Mémorial terre-neuvien à Beaumont-Hamel et le Mémorial canadien à Saint-Julien, trois mémoriaux commémoratifs qui font partie des sites funéraires et mémoriels de la Première Guerre mondiale désignés par l’UNESCO en 2023.

2. Autorisation

Ayant déterminé qu’il est dans l’intérêt de la population canadienne et afin d’assurer l’intégrité commémorative à long terme du Mémorial national du Canada à Vimy, du Mémorial terre-neuvien à Beaumont-Hamel et du Mémorial canadien à Saint-Julien, le/la sous-ministre adjoint(e) (SMA), Commémoration et Affaires publiques (CAP), d’Anciens Combattants Canada (ACC) établit par le présent le Comité consultatif sur le patrimoine (le « Comité »).

3. Portée et mandat

L’objectif principal du Comité est de fournir des conseils stratégiques de haut niveau afin d’appuyer les décisions qui préservent l’intégrité commémorative, protègent le caractère patrimonial et éclairent la restauration et la conservation à long terme des sites commémoratifs, notamment les monuments. L’objectif ultime du Comité est de préserver les valeurs symboliques, matérielles et philosophiques des mémoriaux, en garantissant leur intégrité pour les générations actuelles et futures. Ses recommandations doivent être fondées sur l’énoncé de valeur patrimoniale et sur les obligations du Canada en vertu de la Convention du patrimoine mondial.

Le Comité fonctionne de manière indépendante par rapport à ACC, à qui il rend officiellement compte. Bien qu’il ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel, ses recommandations de spécialistes auront un poids important dans les processus de planification et de conception d’ACC et seront prises en considération parallèlement aux priorités opérationnelles et programmatiques plus générales.

Le Comité examinera les propositions de projets ou les modifications que l’équipe de gestion de la conceptionLa gestion de la conception est la supervision coordonnée et holistique du processus de conception d’un projet public — effectuée par des fonctionnaires experts en la matière — afin de veiller à ce que tous les objectifs du gouvernement, tels que la durabilité, le patrimoine, l’accessibilité, la sécurité et la valeur tout au long du cycle de vie, soient intégrés de manière équilibrée, conforme et de haute qualité. Elle fournit des conseils internes spécialisés et une assurance de la qualité, de l’initiation du projet jusqu’à sa réalisation, afin d’obtenir les meilleurs résultats à long terme pour les biens publics et la Couronne. considère comme susceptibles d’affecter l’intégrité symbolique, matérielle ou commémorative des monuments. Son mandat comprend ce qui suit :

  • Examiner les interventions proposées afin de s’assurer qu’elles restent conformes aux principes d’intégrité commémorative définis dans l’énoncé de valeur patrimoniale et dans la Convention du patrimoine mondial.
  • Formuler des conseils sur des questions complexes telles que l’approvisionnement en pierres, la conservation et les approches d’interprétation.
  • Aider l’équipe de projets à définir des stratégies et des lignes directrices globales et à long terme en matière de conservation et d’entretien qui serviront de base aux travaux futurs.
  • À l’occasion, formuler des commentaires sur des interventions susceptibles d’avoir une incidence sur l’intégrité commémorative d’autres monuments commémoratifs gérés par ACC à l’étranger et au Canada.
  • Examiner le cadre de référence pour l’acquisition de services d’experts ou de construction et fournir des conseils stratégiques à ce sujet.

Le Comité n’effectue pas d’examens techniques, ne gère pas les projets au quotidien et ne fournit pas de conseils sur la supervision de l’entretien courant ni sur les éléments d’infrastructure ou horticoles non liés au site. Ses travaux sont internes et non publics.

4. Structure et composition

Le Comité est composé de membres spécialistes et de deux membres d’office d’ACC. Pour la composition initiale du comité, les membres seront nommés par la personne occupant le poste de SMA CAP. Au fil du temps, l’objectif est de mettre en place un processus officiel de nomination ou de candidature afin de guider les futures nominations, dont les détails restent à déterminer.

Coprésidence du Comité

Le Comité sera coprésidé par les personnes suivantes :

  • Directeur principal ou directrice principale, Opérations internationales (ACC) [membre d’office]. Si cette personne n’est pas disponible, le ou la gestionnaire de programmes des Opérations internationales la remplacera.
  • Architecte principal(e) de la conservation (Canada) [membre spécialiste]. Si cette personne n’est pas disponible, l’architecte en chef des monuments historiques (France) la remplacera.

Remarque : La représentation d’ACC peut changer au cours du mandat du Comité, selon les directives du ou de la SMA CAP ou du coprésident ou de la coprésidente du Comité représentant ACC.

Des membres spécialistes sont sélectionnés pour représenter un large éventail de compétences complémentaires dans des disciplines pertinentes pour la conservation et l’intégrité commémorative des monuments. Les membres peuvent inclure les personnes suivantes :

  • Architecte principal(e) de la conservation (Canada)
  • Architecte en chef des monuments historiques (France)
  • Historien(ne) du ministère de la Défense nationale
  • Historien(ne) de l’architecture
  • Spécialiste principal(e) en conservation du paysage culturel
  • Agent(e) de liaison de l’UNESCO ou de Parcs Canada
  • Secrétaire du Comité – Technologue principal(e) en conservation (membre d’office, assure la liaison avec l’équipe de gestion de la conception)

Les membres sont nommés pour un mandat de trois ans, renouvelable une fois pour une période supplémentaire de deux ans. Un quorum de 66 % des membres, dont au moins un coprésident ou une coprésidente, est requis pour les réunions officielles. Les coprésidents s’assureront de la présence d’un nombre suffisant de membres spécialistes afin que le Comité puisse fonctionner efficacement.

Remarque : Les membres participent à la prise de décision consensuelle pour les recommandations consultatives. Les recommandations du Comité n’ont aucune autorité sur les décisions ministérielles ou celles relatives aux projets, qui relèvent toujours de la responsabilité d’ACC.

D’autres spécialistes peuvent être nommés et invités par la coprésidence en fonction de l’évolution des besoins des projets.

5. Rôles et responsabilités

Le Comité joue un rôle consultatif, en fournissant des conseils stratégiques pour soutenir la conservation et l’intégrité commémorative à long terme des monuments.

Les membres du Comité ont les responsabilités suivantes :

  • Évaluer les propositions en fonction de leur incidence sur le patrimoine et de leur conformité avec l’énoncé de valeur patrimoniale.
  • Apporter des perspectives indépendantes et d’intérêt public à chaque examen, en s’appuyant sur leur expertise professionnelle pour l’impact sur l’intégrité commémorative et les valeurs patrimoniales.
  • Contribuer à l’élaboration de recommandations consensuelles (accord à 80 % minimum).
  • Participer aux réunions et examiner en temps opportun les documents soumis.
  • Respecter les protocoles relatifs à la confidentialité et aux conflits d’intérêts.

Le ou la secrétaire du Comité (également membre de l’équipe de gestion de la conception) a les responsabilités suivantes :

  • Préparer et distribuer les ordres du jour et la documentation des réunions.
  • Coordonner les présentations des consultants et les discussions de suivi.
  • Rédiger les comptes rendus officiels des recommandations et les soumettre au Comité pour examen.
  • Tenir à jour les procès-verbaux, les archives et la correspondance.

L’équipe de gestion de la conception appuie le Comité des façons suivantes :

  • Effectuer des examens techniques préalables des soumissions des consultants.
  • Déterminer les propositions qui nécessitent l’avis du Comité.
  • Contribuer à l’élaboration de documents d’information et de matériel d’examen.
  • Assurer la liaison entre les consultants, le ou la secrétaire et ACC.

6. Processus de travail

Lorsque l’équipe de gestion de la conception détermine qu’une proposition ou une décision doit être examinée par le Comité, le processus global suivant sera appliqué afin de garantir des conseils transparents, cohérents et fournis en temps opportun.

  1. Trousse de soumission : L’équipe de gestion de la conception prépare et diffuse une soumission complète, comprenant les documents des consultants et un exposé d’information sur l’intervention proposée, au moins 20 jours ouvrables avant la première réunion.
  2. Présentation et clarification : Les consultants présentent la proposition lors d’une séance structurée et à huis clos avec le Comité. Les membres du Comité posent des questions et demandent des clarifications, mais aucune recommandation officielle n’est formulée à ce stade.
  3. Délibération et recommandation : Une deuxième réunion, organisée dans un délai d’une à deux semaines après la première réunion, permet au Comité de délibérer et de finaliser ses recommandations.
  4. Documentation : Le ou la secrétaire rédige un résumé des recommandations, le transmet aux membres pour approbation et soumet la version finale à ACC.

Dans les cas urgents, la coprésidence peut modifier le calendrier afin de garantir un examen rapide.

7. Réunions et continuité

Le Comité se réunira généralement au moins deux fois par an, généralement au printemps (mars-mai) et à l’automne (septembre-novembre). En fonction des exigences des projets, il peut se réunir jusqu’à six fois par an, en particulier pendant les phases initiales ou les phases de forte activité. Une réunion annuelle sera organisée, indépendamment des activités des projets, afin de maintenir la continuité des connaissances institutionnelles et de préserver la supervision stratégique à long terme des mémoriaux.

Les réunions dureront généralement de deux à quatre heures, se tiendront en semaine et se dérouleront par téléconférence ou vidéoconférence. Des efforts seront déployés pour tenir compte des différences et des contraintes liées aux fuseaux horaires.

La coprésidence du Comité peut convoquer des réunions supplémentaires si certains sujets particuliers nécessitent un temps de discussion supplémentaire. La coprésidence du Comité peut également convoquer des réunions en personne si elle le juge nécessaire et avec l’accord préalable du ou de la SMA CAP.

En reconnaissance de l’importance d’informer le public sur l’objectif, la composition et les activités du Comité, le présent cadre de référence et les noms des membres du Comité seront rendus publics. De plus, un résumé des résultats des réunions ainsi que les conseils et recommandations formulés par le Comité seront régulièrement publiés sur le site Web Canada.ca.

Les réunions du Comité ne sont pas ouvertes au public. Toutefois, à la discrétion de la coprésidence, d’autres personnes peuvent être invitées à assister à certaines séances, selon les besoins.

Le Comité veillera à ce que les décisions permanentes et les principaux résultats des examens soient correctement consignés afin de garantir une application cohérente dans le temps. Les documents officiels, y compris les recommandations, les procès-verbaux et les documents justificatifs, seront archivés par le ou la secrétaire, conformément aux responsabilités du Comité en matière d’orientation à long terme et de continuité.

8. Coprésidence, remplacement et cadre décisionnel

La coprésidence veillera à ce que les réunions se déroulent de manière ordonnée, équitable et efficace. Elle a le pouvoir de suspendre toute réunion si, à son avis, cela est nécessaire dans l’intérêt public ou pour préserver l’intégrité des délibérations du Comité. Il peut s’agir notamment de reporter une décision lorsqu’il est nécessaire d’obtenir des renseignements supplémentaires ou des clarifications pour formuler une recommandation éclairée.

Lorsqu’un consensus (défini comme un accord d’au moins 80 % des membres ayant le droit de vote) ne peut être atteint, la coprésidence doit consigner par écrit les différentes opinions exprimées. Dans de tels cas, elle formulera une recommandation finale reflétant l’opinion majoritaire, accompagnée d’un résumé des positions minoritaires.

Le coprésident ou la coprésidente du Comité représentant ACC, soit le directeur principal ou la directrice principale de la Direction des opérations internationales, aura pour principale responsabilité de présenter au ou à la SMA CAP, des conseils, des orientations et des recommandations formulés par le Comité.

9. Durée du mandat, renouvellement et fin du Comité

Durée du mandat

Le Comité est établi pour un mandat initial de dix ans. Le renouvellement du Comité pour une période supplémentaire de 10 ans sera laissé à la discrétion du ou de la SMA CAP, en fonction de sa pertinence, de son efficacité et de son harmonisation avec les objectifs des projets et du patrimoine.

Fin du Comité

Le Comité sera démantelé après 10 ans, à moins qu’il ne soit renouvelé pour une autre période de 10 ans par le ou la SMA CAP d’ACC. Celui-ci ou celle-ci se réserve le droit de dissoudre le Comité à tout moment.

Chaque membre peut se retirer à tout moment en fournissant un préavis écrit de six mois au coprésident ou à la coprésidente représentant ACC. ACC se réserve le droit d’exclure des membres à sa discrétion pour des motifs valables, y compris, la non-participation persistante, la violation de la confidentialité ou des conflits d’intérêts non résolus.

10. Code de conduite, confidentialité, conflit d’intérêts et retrait de membres

Code de conduite

Afin de permettre une discussion franche et ouverte et de promouvoir une culture de confiance mutuelle, de respect, de professionnalisme, d’intégrité et de responsabilité, les membres doivent respecter le Code de conduite figurant à l’Annexe A du présent cadre de référence. Les membres qui ne respectent pas le code pourraient être exclus du Comité consultatif.

Confidentialité

Les membres du Comité peuvent discuter ou examiner des questions et des documents confidentiels ou sensibles. Les membres doivent noter que les politiques du gouvernement du Canada en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels s’appliquent. Ainsi, les membres peuvent devoir signer une déclaration de sécurité ou une entente de confidentialité.

Les membres ne peuvent divulguer aucun renseignement à un tiers sans l’accord écrit préalable du coprésident ou de la coprésidente représentant ACC. Toute demande de renseignements émanant de tiers concernant les activités du Comité, y compris les demandes des médias, doit être transmise au coprésident ou à la coprésidente représentant ACC.

Les membres reconnaissent que toute la correspondance relative au Comité est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection de l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Les membres ne doivent pas utiliser les renseignements ou les documents qui leur sont divulgués ou communiqués en tant que membre du Comité à des fins autres que celles prévues dans le cadre de leur mandat en tant que membre du Comité. Toute violation de la confidentialité peut entraîner l’expulsion du Comité.

Les obligations énoncées dans la présente section resteront en vigueur après le mandat ou le retrait de la personne membre du Comité.

Conflit d’intérêts, admissibilité à soumissionner et exigences en matière de déclaration

Les membres du Comité doivent se comporter en tout temps conformément à leur bon jugement professionnel et de manière à ne pas créer de conflit d’intérêts ou donner l’impression d’un tel conflit. Il y a conflit d’intérêts lorsque les fonctions et la participation d’un(e) membre au Comité peuvent être compromises par un avantage réel ou potentiel provenant d’une autre source.

Toute personne acceptant de siéger au Comité est tenue de remplir et de soumettre une déclaration des conflits d’intérêts et de confidentialité avant d’entrer en fonction. Les membres doivent mettre à jour cette déclaration sans délai si des circonstances pertinentes changent au cours de leur mandat.

Afin de préserver l’intégrité et l’impartialité des travaux du Comité, les membres ne doivent pas participer à la préparation, à la soumission ou au soutien d’une soumission ou d’une proposition pour des projets soumis à l’examen, à l’évaluation ou à la recommandation du Comité. Cette restriction s’applique aux membres individuellement et à toute entreprise, société ou personne morale à laquelle la personne membre est affiliée, que ce soit en tant qu’employé, actionnaire, agent, administrateur, consultant ou à tout autre titre pouvant raisonnablement être interprété comme conférant un intérêt financier ou professionnel.

Cette restriction restera en vigueur pendant une période de douze (12) mois suivant la fin du mandat du membre au sein du Comité, ou jusqu’à ce que les recommandations du Comité liées aux projets concernés aient été finalisées et rendues publiques, selon la date la plus tardive.

Si une personne membre du Comité constate un conflit d’intérêts potentiel ou apparent concernant un projet ou une question précise à l’étude, elle doit en informer le coprésident ou la coprésidente représentant ACC et peut devoir se retirer de toutes les discussions, délibérations et décisions connexes. Ces exclusions doivent être consignées dans les documents du Comité.

Ces dispositions visent à prévenir les conflits d’intérêts réels et apparents, et à garantir que toutes les activités du Comité sont menées dans la transparence, l’équité et la responsabilité.

Retrait de membres

Le ou la SMA CAP, conserve le droit de nommer ou de retirer des membres en tout temps.

Si une personne membre du Comité ne répond pas aux attentes énoncées dans le présent cadre de référence et le Code de conduite, le Comité peut lui fournir un avertissement, suivi d’une discussion avec le coprésident ou la coprésidente représentant ACC. Si la situation n’est toujours pas résolue à la satisfaction du coprésident ou de la coprésidente représentant ACC, le ou la SMA CAP, peut procéder au retrait de la personne membre.

11. Remboursement des dépenses

ACC assumera les frais liés aux réunions, y compris la location de salle et les frais connexes, les frais de déplacement conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor du Canada, ainsi que les frais de traduction, d’impression et de distribution des rapports et des publications du Comité.

Tous les déplacements doivent être autorisés au préalable par ACC. Les membres remettront les reçus de leurs déplacements, qui leur seront remboursés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor du Canada, au coprésident ou à la coprésidente représentant ACC. Tous les reçus doivent être présentés dans les 10 jours suivant la fin du voyage en cause.

Les membres du Comité consultatif reconnaissent et confirment que leur participation aux activités du Comité est volontaire et non rémunérée. ACC rembourse les frais raisonnables associés aux déplacements, de même que d’autres frais approuvés au préalable, mais les membres ne reçoivent aucune autre somme. Le fait d’être membre du Comité ne crée pas une relation employé-employeur.

12. Évaluation de l’efficacité

ACC procédera à un examen périodique de l’efficacité du Comité et communiquera ses conclusions au ou à la SMACAP. L’examen aura lieu à la fin de chaque année civile et évaluera les éléments suivants ainsi que tout autre élément jugé pertinent :

  • Fréquence et durée des réunions et quorum requis
  • Qualité des points à l’ordre du jour, des notes de réunion et autres rapports
  • Type d’expertise requis (examen)
  • Niveau d’expertise, de connaissances et de contribution des membres du Comité
  • Sujets abordés, questions soulevées et recommandations fournies
  • Coût des fonctions du Comité (c.-à-d., déplacements, etc.)

13. Acceptation du mandat

En acceptant de siéger au Comité, les membres acceptent de se conformer aux modalités du cadre de référence.

14. Attestation

Le Comité consultatif sur le patrimoine est jugé nécessaire et dans l’intérêt de la population canadienne afin de garantir l’intégrité commémorative à long terme du Mémorial National du Canada à Vimy, du Mémorial terre-neuvien à Beaumont-Hamel, ainsi que du Mémorial canadien à Saint-Julien.

Annexe A – Code de conduite

Dans le souci de favoriser une culture de confiance mutuelle, de respect, de professionnalisme, d’intégrité et de responsabilisation parmi les membres du Comité, les membres doivent se conformer aux directives suivantes :

  1. Les membres doivent assister à toutes les réunions et y participer activement.
  2. Les membres ne doivent pas divulguer les recommandations du Comité jusqu’à ce que le coprésident ou la coprésidente représentant ACC approuve la communication de ces renseignements au-delà d’ACC.
  3. Les membres doivent informer la coprésidence des conflits d’intérêts potentiels ou présumés.
  4. Les membres doivent s’abstenir de se comporter d’une manière qui discréditerait le Comité, le ou la ministre ou son cabinet, ou en compromettrait l’intégrité.
  5. Les membres peuvent devoir signer une entente de confidentialité.
Date modifiée