Le présent rapport rend compte des constatations de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visant le Fonds de secours. Le 18 juin 2009, les modifications à la Loi sur les allocations aux anciens combattants ont reçu la sanction royale en vue de l'élargissement du Programme des allocations aux anciens combattants (AAC) et des avantages connexes, de sorte que soient admis les anciens combattants alliés qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale ou la guerre de Corée, ainsi que leurs survivants et/ou leurs personnes à charge. L'élargissement du programme a été l'occasion de soumettre le Fonds de secours à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), y compris de l'élargissement actuel en faveur des anciens combattants alliés. Cette EFVP rend compte de l'état du Fonds de secours au 31 octobre 2009.
Le Fonds de secours a pour objet d'offrir aux bénéficiaires des allocations aux anciens combattants (AAC) qui résident au Canada une aide financière leur permettant de faire face à des situations d'urgence ou à des imprévus pour lesquels ils ne disposent pas des ressources suffisantes.
Le Fonds de secours est offert à titre de subvention et le montant attribué ne peut dépasser 1 000 $ par année civile et par bénéficiaire. Cette subvention, qui se veut le complément de l'AAC, offre une aide financière additionnelle aux bénéficiaires de l'AAC qui font face ou qui risquent de faire face à une situation d'urgence (p. ex. fournaise à remplacer - selon la période de l'année, il peut s'agir d'une situation d'urgence ou d'une « quasi-urgence »). Ces clients, déjà considérés comme à faible revenu en raison de leur admissibilité à l'AAC, ne disposent pas des ressources financières nécessaires pour assumer les frais qu'occasionne une situation d'urgence, et leur santé ou leur sécurité sera compromise s'ils n'obtiennent aucune aide.
À propos de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
La présente Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée s'appuie sur une analyse du Fonds de secours, mais ne tient pas compte de la borne d'admissibilité au Fonds de secours, offerte par le biais du Programme des allocations aux anciens combattants (AAC). Une évaluation distincte a été exécutée à l'égard du Programme des AAC.
Anciens Combattants Canada (ACC) tient à protéger les renseignements personnels de tous les clients et a pris les mesures appropriées pour veiller à ce que le Fonds de secours respecte les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, du règlement connexe, ainsi que la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la correction, la protection, la conservation et le déclassement des renseignements personnels.
L'EFVP porte sur la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués pendant toute la durée du cycle de vie du Fonds de secours. Les EFVP se fondent sur les dix principes universels relatifs à la protection de la vie privée et résultent des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'EFVP visant le Fonds de secours a révélé trois risques éventuels liés à la protection des renseignements personnels.
Risque 1 - Les systèmes électroniques d'ACC ne comportent aucune fonction de déclassement (Niveau de risque : faible)
Problème
Le système électronique d'ACC, c'est-à-dire le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC), n'est pas doté des fonctions nécessaires au déclassement des documents. Par conséquent, les renseignements ne sont pas gérés intégralement du début à la fin de leur cycle de vie conformément aux exigences législatives et à celles des organismes centraux. Bien que ce problème ne présente aucun risque immédiat pour la sécurité des renseignements de la clientèle, cette pratique constitue une infraction manifeste aux lois et aux politiques de protection des renseignements personnels et de gestion de l'information.
Plan de gestion
Il s'agit là d'un risque ministériel qui ne concerne pas uniquement le Fonds de secours. En ce moment, on a mis au point un plan d'action qui énonce les tâches de haut niveau à exécuter pour corriger la situation. On a réalisé, par rapport à ce plan d'action, des progrès comme l'établissement de périodes de conservation des renseignements des clients d'ACC, et l'élaboration d'une proposition en vue du classement par ordre de priorité des technologies de l'information. Pour assurer la poursuite des progrès, ACC élaborera un plan d'action plus détaillé qui comprendra des estimations des coûts, qui sera porté à l'attention de la direction et qui servira à la planification des activités.
Risque 2 - Évaluation de la menace et des risques (EMR) pour la protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
Aucune évaluation de la menace et des risques (EMR) n'a été exécutée à l'égard du Fonds de secours, ce qui peut entraîner des lacunes relativement à la détermination et la protection de l'information sensible.
Plan de gestion
Le recours aux locaux à bureaux actuels, à des processus déjà utilisés et au personnel en place a pour effet d'affaiblir la probabilité d'un incident de la sécurité ou d'une atteinte à la vie privée. Le Fonds de secours, étant en oeuvre depuis longtemps, les pratiques et les procédures sont bien établies et bien comprises, et le respect de la vie privée des clients est assuré. Pour le moment, ACC acceptera le risque et surveillera la situation. Si la situation devait changer (c.-à-d. les processus, les systèmes, etc.), on réévaluera l'approche.
Risque 3 - Avis de protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
L'avis de protection qui apparaît sur le formulaire (VAC 1128) de demande d'admissibilité au Fonds de secours n'indique pas clairement la raison pour laquelle des renseignements doivent être recueillis, l'autorité sous laquelle les renseignements peuvent être recueillis, ni le droit d'accès à l'information.
Plan de gestion
On révisera l'avis de protection qui apparaît sur le formulaire (VAC 1128) de demande d'admissibilité au Fonds de secours.
Conclusion
Bien que la présente EFVP ait fait ressortir un certain nombre de risques liés à la protection des renseignements personnels, on a mis au point des plans de gestion qui correspondent au niveau de risque.