Le présent rapport rend compte des constatations de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visant le Programme de soins de longue durée (SLD). Le 18 juin 2009, les modifications au Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants et à la Loi sur les allocations aux anciens combattants ont reçu la sanction royale en vue de l'élargissement du Programme des allocations aux anciens combattants (AAC) et des avantages connexes, dont ceux qui relèvent du Programme de SLD, de sorte que soient admis les anciens combattants alliés qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale ou la guerre de Corée, ainsi que leurs survivants et/ou leurs personnes à charge. L'élargissement du programme a été l'occasion de soumettre le Programme de soins de longue durée à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), y compris de l'élargissement actuel en faveur des anciens combattants alliés. Cette EFVP donne rend compte de l'état du Programme de SLD en date du 1er décembre 2009.
Le Programme de SLD remonte à 1915, alors que le Ministère mettait des établissements de soins de santé en place pour soigner les anciens combattants blessés et handicapés. Au fil des ans, les besoins des clients ont changé et la demande en soins intensifs et en services de réadaptation a diminué. Aujourd'hui, les responsables du Programme de SLD travaillent en collaboration avec les provinces, les territoires, les autorités régionales de la santé et les établissements de soins de longue durée afin de soutenir de façon financière les anciens combattants admissibles dans des environnements de SLD appropriés où on peut répondre à leurs besoins évalués en matière de soins de santé.
À propos de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
La présente Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée s'appuie sur une analyse du Programme de soins de longue durée, mais ne tient pas compte de la borne d'admissibilité au Programme de SLD, offerte par le biais du Programme des allocations aux anciens combattants (AAC). Une évaluation distincte a été exécutée à l'égard du Programme des AAC.
Anciens Combattants Canada (ACC) tient à protéger les renseignements personnels de tous les clients et a pris les mesures appropriées pour veiller à ce que le Programme de soins de longue durée respecte les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, du règlement connexe, ainsi que la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la correction, la protection, la conservation et le déclassement des renseignements personnels.
L'EFVP porte sur la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués pendant toute la durée du cycle de vie du Programme de SLD. Les EFVP se fondent sur les dix principes universels relatifs à la protection de la vie privée et résultent des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'EFVP visant le Programme de SLD a révélé six risques éventuels liés à la protection des renseignements personnels.
Risque 1 – Cueillette du numéro d'assurance social par inadvertance (Niveau de risque : moyen)
Problème
Il est presque certain que des renseignements personnels non essentiels comme le numéro d'assurance sociale (NAS) seront fournis par inadvertance à ACC dans les documents qui serviront à démontrer l'admissibilité du client. Afin de démontrer leur admissibilité, ACC demande aux anciens combattants alliés de lui fournir des documents comme un talon de chèque du Programme de la sécurité de la vieillesse, sur lequel figure le NAS. Comme le NAS est un document de nature très délicate, dont l'utilisation est régie par une politique du Conseil du Trésor, on a jugé que cela pourrait entraîner des risques accrus dans le cas peu probable d'une atteinte à la vie privée.
Plan de gestion
Sur réception d'une preuve de l'admissibilité d'un ancien combattant au Programme de la sécurité de la vieillesse, le personnel veillera à noircir le NAS fourni par inadvertance dans la preuve documentaire conservée au dossier. Une directive sera émise au personnel l'avisant du protocole à suivre à cet égard.
Risque 2 – Utilisation des formulaires VAC 520 et VAC 520-5 : Autorisation de divulguer des renseignements personnels (Niveau du risque : faible)
Problème
Un formulaire d'autorisation de divulguer des renseignements personnels (VAC 520 ou VAC 520-5) peut se révéler nécessaire si un client demande à un membre de sa famille ou à un ami d'obtenir des renseignements en son nom auprès d'ACC. L'expérience démontre que les clients ne comprennent pas bien à quel moment et de quelle façon il convient d'utiliser l'Autorisation de divulguer des renseignements personnels. Le formulaire doit renfermer des explications additionnelles, afin que les clients comprennent l'objet prévu de ce document ainsi que le bon moment de l'utiliser et la façon appropriée de le remplir.
Plan de gestion
On rédigera, tant à l'intention du personnel d'ACC que des clients, un guide incluant des instructions précises quant au moment où il convient d'utiliser le formulaire et à la façon de remplir les sections obligatoires. On transmettra des messages aux employés d'ACC pour s'assurer qu'ils comprennent bien l'objet prévu du formulaire et qu'ils sont en mesure de l'expliquer aux clients, en vue de l'obtention d'un consentement éclairé.
Risque 3 – Les systèmes électroniques d'ACC n'ont pas de processus de déclassement (Niveau de risque : faible)
Problème
Les systèmes électroniques d'ACC, c'est-à-dire le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) et le Système de soutien des soins en établissement (SSSE), ne sont pas dotés des fonctions nécessaires au déclassement des documents. Par conséquent, les renseignements ne sont pas gérés intégralement du début à la fin de leur cycle de vie conformément aux exigences législatives et à celles des organismes centraux. Bien que ce problème ne présente aucun risque immédiat pour la sécurité des renseignements de la clientèle, cette pratique constitue une infraction manifeste aux lois et aux politiques de protection des renseignements personnels et de gestion de l'information.
Plan de gestion
Il s'agit là d'un risque ministériel qui ne concerne pas uniquement le Programme de soins de longue durée. En ce moment, on a mis au point un plan d'action qui énonce les tâches de haut niveau à exécuter pour corriger la situation. On a réalisé, par rapport à ce plan d'action, des progrès comme l'établissement de périodes de conservation des renseignements des clients d'ACC, et l'élaboration d'une proposition en vue du classement par ordre de priorité des technologies de l'information. Pour assurer la poursuite des progrès, ACC élaborera un plan d'action plus détaillé qui comprendra des estimations des coûts, qui sera porté à l'attention de la direction et qui servira à la planification des activités.
Risque 4 – Évaluation de la menace et des risques (EMR) pour la protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
Aucune évaluation de la menace et des risques (EMR) n'a été exécutée à l'égard du Programme de soins de longue durée, ce qui peut entraîner des lacunes relativement à la détermination et la protection de l'information sensible.
Plan de gestion
Le recours aux locaux à bureaux actuels, à des processus déjà utilisés et au personnel en place a pour effet d'affaiblir la probabilité d'un incident de la sécurité ou d'une atteinte à la vie privée. Le Programme de soins de longue durée, étant en oeuvre depuis longtemps, les pratiques et les procédures sont bien établies et bien comprises, et le respect de la vie privée des clients est assuré. Pour le moment, ACC acceptera le risque et surveillera la situation. Si la situation devait changer (c.-à-d. les processus, les systèmes, etc.), on réévaluera l'approche.
Risque 5 – Lacunes au niveau des processus à l'échelle nationale (Niveau de risque : faible)
Problème
Bien qu'une stratégie nationale renouvelée pour les soins de longue durée ait été mise en place pour donner davantage d'options aux anciens combattants quant aux soins dont ils ont besoin aux endroits qui leur convient, le Programme de soins de longue durée présente des lacunes en ce qui touche les procédures et les processus opérationnels écrits qui permettraient d'harmoniser les services à l'échelle du Ministère et dans les bureaux régionaux et de district. La prestation de services, la formation et l'apprentissage par les membres du personnel affectés au Programme de SLD peuvent subir les conséquences de ce manque de processus opérationnels écrits et uniformes au Ministère.
Plan de gestion
Des politiques de programme, des directives et des processus sont présentement élaborés à cette fin. Des spécialistes de la protection des renseignements personnels pourront être consultés pour veiller à ce que les renseignements recueillis et divulgués soient appropriés. Une fois que les procédures et les processus opérationnels seront rédigés, il faudra au besoin offrir de la formation au personnel.
Risque 6 – Avis de protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
Plusieurs formulaires utilisés dans le cadre du Programme de soins de longue durée ne comportent aucun avis de protection des renseignements personnels, ou encore, ils contiennent des avis qui ne sont pas conformes aux exigences du Conseil du Trésor et aux normes d'ACC.
Plan de gestion
Le formulaire VAC 549 : Service dans une force alliée – Admissibilité à des soins de longue durée, le formulaire VAC 1415 : Évaluation de l'infirmière et le formulaire de décision concernant les soins en établissement seront mis à jour pour y inclure un avis de protection des renseignements personnels approprié.
Conclusion
Bien que la présente EFVP ait fait ressortir un certain nombre de risques liés à la protection des renseignements personnels, on a mis au point des plans de gestion qui correspondent au niveau de risque.