Annexe A – Critères et méthode de vérification
La vérification portait sur les activités du programme de CMD au cours de la période de 12 mois allant du 1er septembre 2017 au 31 août 2018, plus particulièrement sur les points suivants :
- Les demandes d’inscription des fournisseurs de services en CMD reçu pendant la période;
- L’autorisation des services en CMD et le paiement de ces services rendus au cours de la période susmentionnée;
- L’analyse des transactions liées au PDC 12 pour déterminer les tendances, les cliniques non inscrites et les paiements en double effectués durant la période.
| Objectif | Critères |
|---|---|
| 1. Déterminer si les contrôles associés à l’inscription des cliniques multidisciplinaires (CMD) et des fournisseurs sont efficaces. | A. Les employés ont accès aux outils nécessaires et appropriés (p. ex. pratiques exemplaires de l’industrie, méthodes de travail et processus opérationnels) pour exercer leurs responsabilités touchant les décisions d’inscription (approbation et refus). B. Le processus d’inscription des fournisseurs de services en CMD est respecté. C. Les décisions liées à l’inscription des fournisseurs de services sont rendues en temps utile. |
| 2. Déterminer si les contrôles liés à l’autorisation, à la surveillance et au paiement des services en cliniques multidisciplinaires existent et s’ils sont efficaces. | A. Les pouvoirs sont délégués officiellement et les pouvoirs délégués correspondent aux responsabilités des personnes. B. Le processus d’autorisation est adéquat et est convenablement respecté par les employés d’ACC. C. Le processus d’autorisation est adéquat et est convenablement respecté par le tiers entrepreneur. D. Des contrôles sont en place pour assurer l’exactitude des codes et du traitement des transactions. E. Les rapports de progrès des CMD sont soumis à ACC, ils fournissent les données suffisantes et sont codés correctement en vue de la facturation (rapports d’évaluations, rapports de progrès, rapport de fin des traitements). |
* L’équipe chargée de la vérification a confirmé que tous les critères susmentionnés étaient satisfaits à moins qu’il en soit indiqué autrement dans le rapport de vérification.
Méthode
Les constatations et les conclusions de la vérification contenues dans le présent rapport sont fondées sur suffisamment d’éléments probants pertinents recueillis conformément aux procédures qui respectent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des auditeurs internes, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont fondées sur les conditions qui prévalaient au moment de la vérification et s’appliquent uniquement à l’entité examinée.
| Méthode | Objectif |
|---|---|
| Entrevues | Des entrevues ont été effectuées auprès des intervenants qui participent au processus de traitement des demandes de prestation. Onze employés des bureaux régionaux d’ACC ont été questionnés pour mieux comprendre le processus d’autorisation des traitements en cliniques multidisciplinaires. Les employés de tiers chargés du traitement des demandes ont également été questionnés au sujet de l’inscription des fournisseurs, du traitement des demandes et des processus de vérification opérationnels du gouvernement. La haute direction d’ACC et les gestionnaires de programme ont été questionnés afin de discuter de la gouvernance, des contrôles et des défis relatifs à l’inscription des cliniques multidisciplinaires et à l’autorisation et au paiement des services offerts par ces cliniques. L’équipe de vérification a également questionné les employés de la section des finances d’ACC pour mieux comprendre les processus de vérification après paiement pour les services en cliniques multidisciplinaires et les paiements en double. |
| Observation directe | L’équipe de vérification a observé directement chaque étape principale du processus relatif aux services en cliniques multidisciplinaires. Trois employés d’un bureau régional d’ACC ont été observés utilisant le système et les processus électroniques de gestion des clients afin de créer une autorisation pour les services des cliniques multidisciplinaires. Deux employés du SFTDSS ont été observés pendant qu’ils créaient une approbation électronique et un processus de notification informant le fournisseur de service que les services précis sont approuvés. La dernière étape a été observée au centre de traitement du tiers où l’équipe de vérification a observé la mise en correspondance entre les demandes soumises et les traitements autorisés et l’émission des paiements. |
| Examen de la documentation | La documentation a fait l’objet d’un examen afin d’établir la gouvernance associée aux services des cliniques multidisciplinaires et de déterminer si les employés d’ACC ont accès aux formations et aux outils appropriés (directives, méthodes et procédures) pour traiter les demandes des cliniques multidisciplinaires, donner l’autorisation, faire le suivi et émettre les paiements aux cliniques. La documentation pour le processus d’inscription des fournisseurs de services en cliniques multidisciplinaires a été rassemblée, examinée et analysée. L’équipe de vérification a évalué les outils de décision utilisés pour l’inscription des fournisseurs. Les instruments de délégation de pouvoir et les niveaux/limites de pouvoirs ont été examinés afin de déterminer si les pouvoirs correspondaient aux responsabilités individuelles et si les processus d’autorisation de délégation du Ministère sont respectés. |
| Examen des dossiers | Trois examens des dossiers distincts ont été effectués : Un examen de l’ensemble des demandes d’inscription des fournisseurs des cliniques multidisciplinaires pendant la période de vérification visée (25) a été effectué afin de déterminer si les processus sont respectés et si les décisions avaient été prises en temps opportun. Un examen de l’ensemble des demandes d’inscription non traitées en attente en date du travail de vérification sur place (55) a été effectué afin d’évaluer la rapidité de traitement et de déterminer les raisons de tout retard. Un examen de quelques exemples de services autorisés des cliniques multidisciplinaires (48) a été effectué afin de déterminer si les contrôles ont été efficaces pour l’autorisation, le suivi et le paiement des services. |
| Analyse des données | L’équipe de vérification a effectué différentes analyses sur les données des PDC 5 et PDC 12 pour déterminer s’il y a eu des paiements en double. L’équipe de vérification a effectué différentes analyses sur les données de transaction du PDC 5 pour cerner toute tendance inhabituelle. |