Responsabilités commémoratives nationales et internationales - Programme de funérailles et d'inhumation (ACC PPU 260)

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui demandent ou reçoivent des prestations en vertu du Programme de funérailles et d’inhumation administré par Anciens Combattants Canada (ACC) par l’intermédiaire du Fonds du Souvenir, organisme sans but lucratif. Ce programme offre une aide financière pour le paiement des funérailles, de l’inhumation ou de la crémation de vétérans admissibles, et l’installation d’une stèle funéraire. Les renseignements sur les vétérans peuvent comprendre le nom, des renseignements biographiques, les dates et lieux de naissance et de décès, l’état civil au décès, la date d’enrôlement et de libération, le pays de résidence au moment du décès (vétérans alliés uniquement), le nombre d’enfants à charge au moment du décès et leur âge, des renseignements sur le service militaire (dont le numéro matricule et le grade), le numéro de pension, l’adresse de résidence au moment du décès, l’unité d’appartenance, le numéro de dossier ACC, et des renseignements financiers. Les renseignements personnels concernant le représentant autorisé, l’exécuteur testamentaire et les survivants du demandeur peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements financiers et la signature. D’autres renseignements personnels peuvent porter sur l’inhumation ou sur la tombe, comme le choix d’une crémation ou d’un cercueil, la religion, le numéro d’identification ou l’emplacement de la tombe ou de la niche, la date d’inhumation, le nom et les coordonnées du propriétaire de la concession funéraire, le nom du responsable du cimetière et les coordonnées du cimetière et de la maison funéraire.

Observation : Dans les cas où le demandeur (famille ou succession du vétéran, etc.) n’a pas les ressources nécessaires pour payer les funérailles, l’inhumation et l’inscription de la tombe du vétéran (demandes de type 1), les responsables du Fonds du Souvenir coordonneront les funérailles et l’inhumation et paieront directement ces services. Ils demanderont la confirmation et l’admissibilité aux prestations de décès du RPC, par l’entremise de Service Canada, au nom du vétéran décédé, afin d’obtenir toute l’aide nécessaire pour les funérailles et l’inhumation, au besoin.

Fichier révisé en 2019. Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le NAS du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC. Les renseignements personnels sont également stockés dans le programme Cannon Imageware et dans la Base de données sur les funérailles et l’inhumation du Fonds du Souvenir.

Catégorie de personnes : Le groupe ou la catégorie de personnes concernées par les renseignements personnels sont : le vétéran canadien décédé, les personnes faisant la demande au nom du vétéran canadien décédé (peuvent être des membres de la famille, des exécuteurs ou d’autres représentants).

But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément au Règlement de 2005 sur les sépultures des anciens combattants et servent à administrer le Programme de funérailles et d’inhumation, ce qui comprend la détermination de l’admissibilité, la demande de prestations de décès du RPC au nom de la succession des vétérans et le versement des fonds.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.  

Les renseignements personnels sont parfois transmis au curateur public aux fins d’administration de successions ou à des administrateurs tiers ou entrepreneurs de pompes funèbres aux fins de paiement.

La date de naissance de même que des précisions sur l’état des prestations du Ministère et sur le service peuvent être communiquées aux représentants du Fonds du Souvenir pour leur permettre de déterminer l’admissibilité à une aide financière pour les funérailles et l’inhumation.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements relatifs aux demandes assujetties au critère des ressources sont conservés pendant 60 jours après la clôture du dossier en l’absence d’appel. En cas d’appel, le dossier est conservé pendant 60 jours après la clôture de l’appel, à moins qu’un appel au deuxième palier ne soit reçu. Le dossier est conservé pendant 60 jours après la clôture du dossier d’appel du deuxième palier (décision rendue).

Les renseignements pour les demandes assujetties au critère relatif à l’admissibilité de plein droit seront conservés dans le RPSC pendant sept ans après la date du décès du client s’il n’y a aucune personne à charge ou 110 ans après la date de naissance du client ou du survivant s’il n’y a aucune activité dans le dossier ou, s’il y a des personnes à charge admissibles sept ans après la fin de leur admissibilité.