Allocation pour études et formation (ACC PPU 710)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour déterminer l’admissibilité ou le droit à des subventions liées à l’Allocation pour études et formation. Les renseignements concernent des personnes qui ont présenté une demande d’Allocation pour études et formation ou reçoivent cette allocation. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, la langue, les numéros d’identification, la date de naissance, la signature, des renseignements sur le service militaire, y compris le nombre d’années de service, ainsi que la date et le type de libération, le Sommaire des dossiers du personnel militaire (SDPM), le point de vue de la personne ou des opinions à son sujet, des renseignements sur l’admissibilité au programme d’Allocation de soutien du revenu, au programme de Services de réadaptation et assistance professionnelle et au programme Services de réorientation professionnelle, les rapports et évaluations du progrès du client, le numéro d’assurance sociale, s’il s’agit d’un employé d’Anciens Combattants Canada (ACC), des renseignements sur la scolarité, les documents servant à valider l’identité, les renseignements sur le dépôt direct, et les renseignements sur la santé.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC ou des mesures prises par les employés ou le personnel contractuel d’ACC.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale (NAS) du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : les vétérans des Forces armées canadiennes (Force régulière et Force de réserve, y compris la Réserve supplémentaire), et/ou leurs représentants.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité à l’Allocation pour études et formation et gérer cette allocation. Ils sont recueillis en vertu de la partie 1.1, articles 5.2 à 5.93 et 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, anciennement la Loi sur les mesures de réinsertion et d’indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes, et son Règlement.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Les renseignements sur l’admissibilité et les renseignements de base peuvent être communiqués avec un fournisseur de services national contractuel pour la prestation de services liés à l’Allocation pour études et formation au nom d’ACC.

Le NAS et les identificateurs personnels peuvent être communiqués à l’Agence du revenu du Canada et à la province du Québec pour permettre l’émission des feuillets de déclaration de revenu aux particuliers.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au MDN afin d’obtenir ou de vérifier les états de service et/ou les dossiers médicaux à l’appui de l’administration du programme. Voir les fichiers de renseignements personnels du MDN : Dossiers du personnel – Formation (MDN PPE 842), Dossier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (MDN PPE 818), Système de gestion des ressources humaines (SGRH) (MDN PPE 805) et Dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Le nom, les coordonnées, le numéro d’identification, les montants payables et les instructions relatives au dépôt direct peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins de paiement (consulter Paiements du receveur général – TPSGC PCU 712).  

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.