Fonds d’urgence pour les vétérans (ACC PPU 711)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour déterminer l’admissibilité et le droit à une aide dans le cadre du Fonds d’urgence pour les vétérans. Les renseignements concernent des personnes qui ont présenté une demande d’aide financière d’urgence et qui font face à une situation de crise ou à une urgence financière. Ils sont recueillis en vue de répondre au besoin financier immédiat et peuvent inclure : le nom du demandeur, le nom du vétéran et le lien avec ce dernier (s’il y a lieu), les coordonnées, l’état civil, des renseignements biographiques, la résidence, la date de naissance du demandeur, des renseignements sur la scolarité, des renseignements sur le dépôt direct, des opinions ou points de vue au sujet de l’individu, la signature du demandeur, la langue de préférence, des renseignements financiers, les documents de validation de l’identité (p. ex. permis de conduire), d’autres noms (p. ex. nom de jeune fille)(s’il y a lieu), la date de naissance du vétéran, la date de décès (s’il y a lieu), le certificat de décès, le numéro matricule, le Sommaire des dossiers du personnel militaire et les numéros d’identification, le nom du représentant du demandeur, les documents du tuteur ou du détenteur de procuration et leurs coordonnées. Une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC peut également être requise.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.  

Catégorie de personnes : Les vétérans, le conjoint ou conjoint de fait actuel de vétérans, les survivants de vétérans ou de membres décédés des Forces armées canadiennes (FAC) et les orphelins de vétérans ou de membres des FAC, et/ou leurs représentants.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Fonds d’urgence pour les vétérans, déterminer l’admissibilité et traiter les paiements, au besoin. Ils sont recueillis conformément au décret 2017-1696.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Les états de service fournis peuvent être vérifiés auprès du MDN. Voir les fichiers de renseignements personnels du MDN : Dossiers du personnel – Formation (MDN PPE 842), Dossier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (MDN PPE 818), Système de gestion des ressources humaines (SGRH) (MDN PPE 805) et Dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836).

Le nom, les coordonnées, le numéro d’identification, les montants payables et les instructions relatives au dépôt direct peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins de paiement (consulter Paiements du receveur général – TPSGC PCU 712).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.