Services de réadaptation et assistance professionnelle (ACC PPU 300)

Description : Ce fichier contient les renseignements personnels utilisés pour aider à déterminer l’admissibilité du client au programme de Services de réadaptation et assistance professionnelle. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, la date de naissance, la date de décès, la langue, des renseignements sur les études, le profil professionnel, le genre, l’état civil, des renseignements sur le conjoint ou conjoint de fait (comme fournis dans le fichier de renseignements personnels (FRP) Pensions d’invalidité [ACC PPU 601]), des renseignements au sujet des décisions ou de l’admissibilité peuvent être reçus d’autres programmes d’Anciens Combattants Canada (ACC), notamment la Pension d’invalidité, l’Indemnité d’invalidité et l’Indemnité pour douleur et souffrance, le numéro matricule, les codes professionnels militaires, des renseignements sur le service militaire, l’identificateur du client, un résumé du service, des renseignements médicaux/sur l’état de santé, un Sommaire des dossiers du personnel militaire (SDPM), les antécédents professionnels, les renseignements financiers, les caractéristiques physiques, le point de vue de la personne ou des opinions à son sujet, les renseignements sur le tuteur, le représentant ou le détenteur de procuration, l’identificateur auprès d’autres gouvernements ou organismes, y compris le numéro au Régime de pensions du Canada (RPC), au régime provincial d’accidents du travail, au programme d’assurance invalidité prolongée (AIP) du Régime d’assurance-revenu militaire (RARM) et au Système de soins de santé de la province, la signature, des renseignements sur les personnes à charge, une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC et les renseignements relatifs à la validation de l’identité.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC ou des mesures prises par les employés ou le personnel contractuel d’ACC et leurs réponses dans le système Prestations et services de santé en direct (PSSD). Des renseignements sur la santé physique et psychologique, notamment l’affection, le code médical, l’admissibilité, l’évaluation, les services de réadaptation et le type d’autorisation en vertu duquel la décision a été rendue, les fournisseurs de service et les frais de réadaptation sont stockés dans le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS) en vertu d’un contrat avec Croix Bleue Medavie.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les vétérans des Forces armées canadiennes (FAC), les conjoints ou conjoints de fait et les survivants, les tuteurs et/ou le représentant du demandeur.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Programme de réadaptation, déterminer l’admissibilité au programme, ainsi qu’offrir soutien et services, s’il y a lieu. Ils sont recueillis en vertu des articles 8, 9, 11 et 12 de la Loi sur le bien-être des vétérans.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Conformément à un protocole d’entente établi, les plans de traitement et les rapports d’étape à l’appui des plans de réadaptation médicale, psychosociale et professionnelle peuvent être communiqués aux responsables du programme d’Assurance invalidité prolongée (AIP) du RARM des FAC pour faciliter et appuyer l’harmonisation des services aux clients communs et pour prendre des décisions éclairées et éviter le double emploi entre ACC et l’AIP du RARM des FAC (consulter le fichier de renseignements personnels du MDN : L’Assurance – Régime d’assurance-revenu militaire – MDN PPE 808).

En vertu du décret 2011-1348, EDSC peut offrir des services au nom d’ACC. Les Centres Service Canada, agissant à titre d’agents réceptionnaires pour le compte d’ACC, peuvent recueillir des renseignements personnels (consulter le fichier de renseignements personnels d’EDSC : Exécution de programmes d’Anciens Combattants Canada – EDSC PPU 701). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès, les numéros d’identification, la langue, la signature, les états de service, des renseignements sur la santé, des renseignements financiers, l’état civil et des renseignements sur la famille.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au MDN afin d’obtenir, de vérifier ou de confirmer les états de service et les dossiers médicaux à l’appui de l’administration du programme. Consulter les fichiers de renseignements personnels du MDN : Base de données sur les pertes subies par les Forces canadiennes (MDN PPE 817), Dossiers sur les examens administratifs de cas (MDN PPE 814), Dossier de renseignements personnels des membres des Forces canadiennes (MDN PPE 818), Système de gestion des ressources humaines (SGRH) (MDN PPE 805), Dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836) et Dossiers du personnel – Formation (MDN PPE 842).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Le nom, les coordonnées, le numéro d’identification, les montants payables et les instructions relatives au dépôt direct peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins de paiement (consulter Paiements du receveur général – TPSGC PCU 712).

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives. 

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Des renseignements tels que le nom du client, ses coordonnées et des renseignements financiers et sur la santé pourraient être communiqués à un fournisseur externe de services mandaté par ACC pour fournir des services de réadaptation et de l’assistance professionnelle aux participants admissibles en son nom.

Conformément aux lois applicables, des renseignements tels que le nom, les coordonnés et des renseignements sur la santé peuvent aussi être communiqués à des médecins qualifiés, à des professionnels de la santé, à des organismes de services sociaux (établis ou accrédités en vertu d’une loi fédérale ou provinciale) et à des administrateurs de programmes afin qu’ils puissent fournir adéquatement les services et l’aide dont le client a besoin, selon la gestion générale de son cas.

Les tiers entrepreneurs autorisent et traitent les paiements médicaux, psychosociaux et professionnels des clients au nom d’ACC conformément aux protocoles d’entente et aux contrats établis.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.