Aide aux études (ACC PPU 605)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour déterminer l’admissibilité et le droit aux subventions dans le cadre du programme d’Aide aux études. Les renseignements personnels concernent des personnes qui ont demandé ou reçu une subvention d’aide aux études. Les renseignements personnels peuvent être notamment : le nom, le nom de jeune fille (le cas échéant), les pseudonymes, les coordonnées, la date de naissance, le certificat de naissance, la date du décès, le certificat de décès, des renseignements sur les études (recueillis pour les enfants à charge de plus de 18 ans qui fréquentent un établissement d’études postsecondaires), la langue, le point de vue de la personne ou des opinions à son sujet. Des décisions ou des renseignements concernant l’admissibilité des personnes peuvent être reçus d’autres programmes d’Anciens Combattants Canada (ACC), par exemple Pension d’invalidité, Indemnité d’invalidité, Prestation de remplacement du revenu et Allocation de soutien du revenu (en vue d’obtenir des renseignements sur les parents), numéro matricule et renseignements sur le service du militaire ou du vétéran, données d’identification du client, renseignements sur le dépôt direct et signature. Parmi les autres renseignements personnels requis, mentionnons une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC, les autres renseignements nécessaires à la validation de son identité et les renseignements concernant son représentant.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC ou des mesures prises par les employés ou le personnel contractuel d’ACC et leurs réponses dans le système Prestations et services de santé en direct (PSSD).

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les enfants des militaires et des vétérans des Forces armées canadiennes (FAC) décédés, et/ou leurs représentants.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme Aide aux études qui, par une subvention, indemnise les personnes à charge admissibles d’un vétéran ou d’un membre des FAC pour les conséquences d’un décès lié au service. Ils sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aide en matière d’éducation aux enfants des anciens combattants décédés et son Règlement.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pension et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Le nom, les coordonnées, le numéro d’identification, les montants payables et les instructions relatives au dépôt direct peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aux fins de paiement (consulter Paiements du receveur général – TPSGC PCU 712). 

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de 7 ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication au dossier du statut juridique d’une personne à charge ni aucune activité de quelque nature que ce soit.