Rapport de conformité à l’exigence de présence sur place destiné aux gestionnaires (ACC PPE 800)

Description: Le présent fichier de renseignements personnels décrit les renseignements relatifs à la présence prescrite sur le lieu de travail au sein d’Anciens Combattants Canada. Il contient des détails sur les employés, comme le nom, l’adresse électronique, la direction générale ou la région, la direction, le groupe de classification, mesRégimesdeTravail, les journées de travail actives, la connexion au réseau, la connectivité au réseau privé virtuel et des détails de réservation dans l’Outil de planification de l’entrée sur le lieu de travail. Les renseignements personnels peuvent comprendre des rapports de non-conformité avec les données de mesRégimesdeTravail à l’échelle individuelle et la vérification des données par le gestionnaire.

Renseignements personnels qui seront utilisés :

• Nom de l’employé – Nom de famille, prénom (prénom, deuxième prénom ou autres prénoms)
• Code d’identification de dossier personnel
• Coordonnées de l’employé
• Adresse électronique professionnelle
• Adresse du lieu de travail, adresse du lieu de travail à distance (dans la plupart des cas, il s’agit de l’adresse domiciliaire), code postal et adresse électronique professionnelle
• Détails du régime de travail de l’employé, soit hybride, sur place ou télétravail à temps plein, selon l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail – Nombre moyen de jours sur place par semaine, statut mesRégimesdeTravail et type mesRégimesdeTravail
• Congés de l’employé (congés annuels, congés de maladie, etc.).
• Statut de l’employé (actif, en congé payé, suspendu [mise à pied saisonnière], en congé non payé, à temps plein et à temps partiel, groupe de classification, direction, lien hiérarchique [gestionnaire])
• Détails de réservation sur place : Date d’entrée, immeuble et raison de l’entrée
• Données de connexion active : Nom de l’ordinateur, adresse IP, fuseau horaire, adresse NET, nom d’utilisateur, propriétés de l’utilisateur (nom du routeur, détails de connexion au réseau privé virtuel et autre adresse IP)

Catégorie de personnes : Employés d’Anciens Combattants Canada et du Bureau de l’ombud des vétérans qui ont un statut actif dans MesRHGC. Cela comprend les employés à temps plein, les employés occasionnels, les étudiants et les employés nommés pour une période déterminée à tout moment pendant que les données contenues dans le présent fichier de renseignements personnels étaient recueillies pour surveiller le respect de l’exigence de présence prescrite sur le lieu de travail.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour fournir plus de contexte aux gestionnaires afin qu’ils puissent discuter avec les employés du respect de l’exigence de présence sur place, conformément à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ils sont recueillis conformément à l’article 11.1 et au paragraphe 12(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins de présentation d’un rapport à la direction. L’accès au rapport sera limité aux gestionnaires qui détiennent des pouvoirs financiers délégués et qui occupent un poste EX moins 2 ou de niveau supérieur, comme il est déterminé par la classification et enregistré dans MesRHGC. Les personnes qui auront accès au rapport pourront voir leurs subordonnés directs et indirects qui ont eu deux cas de non-conformité ou plus au cours des six dernières semaines. Le rapport peut servir à fournir aux gestionnaires des renseignements sur les lacunes en matière de conformité et les aspects pour lesquels un suivi et une discussion plus approfondie avec les employés sont nécessaires. En cas de non-conformité vérifiée, l’équipe des relations de travail sera appelée à fournir des conseils et du soutien, y compris l’ouverture d’une enquête. Les cas de non-conformité vérifiés peuvent entraîner des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, à la discrétion de la direction et selon les conseils de l’équipe des relations de travail. La discipline suivra les Lignes directrices concernant la discipline du Conseil du Trésor, et les décisions seront prises conformément aux pouvoirs énoncés dans le tableau de délégation et de sous-délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines d’Anciens Combattants Canada. L’équipe des relations de travail soutient les gestionnaires en les conseillant sur la recherche de faits et les enquêtes, en orientant les processus disciplinaires et décisionnels et en rendant compte des résultats.

Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant une période de deux ans à compter de la date du rapport. À la fin de leur période de conservation, les documents seront éliminés en toute sécurité conformément aux procédures ministérielles établies. Toutes les données sources provenant d’autres secteurs opérationnels continueront d’être assujetties au calendrier de conservation établi par le secteur d’origine.