L’initiative de courrier centralisé a été conçue en 2011 pour acheminer tous les documents provenant des vétérans vers un emplacement central, afin de réduire la confusion qu’entraînent chez les membres du personnel et les vétérans les multiples choix d’adresses. Lancé en 2011, le projet de centralisation du courrier a été entièrement mis en œuvre le 1er avril 2016. Par le truchement d’un partenariat avec Services publics et Approvisionnement Canada à Matane, au Québec, ou SPAC (Matane), les documents sont reçus à Matane, numérisés et téléchargés dans le système Réseau de prestation des services aux clients (RPSC)Note de bas de page 1 d’Anciens Combattants Canada (ACC). Environ 1,5 million de pages de courrier ont été balayées au cours de l’exercice 2015-2016.
Les objectifs de la présente vérification étaient d’évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion, d’évaluer la conformité aux lignes directrices et aux processus opérationnels d’ACC, et de confirmer les délais de traitement et cerner les possibilités d’améliorer l’efficacité. La vérification a porté sur les documents des vétérans reçus à SPAC (Matane) entre le 1er avril et le 31 juillet 2016. L’équipe de vérification a examiné la correspondance des vétérans traitée à SPAC (Matane), ainsi que la gestion et la surveillance du Service central de traitement du courrier (SCTC), de la réception initiale à SPAC (Matane) jusqu’à la date à laquelle la correspondance est numérisée et peut être visualisée.
L’équipe a constaté que le degré de conformité avec les exigences clés est élevé, et que les documents sont traités rapidement. L’équipe de vérification a également constaté que les rôles et les responsabilités ont été clairement établis, mais que certains processus opérationnels étaient désuets. Comme pour tout nouveau processus, il y a des besoins de formation auxquels il faut répondre. Il faut en outre élaborer et mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité et des lignes directrices concernant l’entreposage des documents papier. La direction a répondu aux recommandations découlant de la vérification et a commencé à mettre en œuvre des mesures correctives.
La présente mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux « Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada ». Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a déterminé que le cadre de contrôle de gestion, la conformité et l’efficacité du processus de courrier centralisé sont « généralement acceptables ».
Signature de la dirigeante de la vérification
Sheri Ostridge
Dirigeante de la vérification
Date : Le 28 avril 2017