Dossiers de plaintes et d’enquêtes de l’ombudsman des vétérans (ACC PPU 210)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés pour l’examen et le traitement des plaintes déposées par les clients et leurs représentants conformément à la Déclaration des droits des anciens combattants. Ces renseignements permettent également de déceler et d’étudier les problèmes émergents et d’ordre systémique se rapportant aux programmes et aux services fournis et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC), et d’examiner les problèmes d’ordre systémique liés au Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (TACRA). Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la date de naissance, le genre, la langue, les renseignements sur la santé, le point de vue de la personne ou des opinions à son sujet, des photos, vidéos ou enregistrements vocaux, la signature, des renseignements sur le tuteur ou le détenteur de procuration, le numéro matricule, des renseignements sur le service militaire, l’identificateur du client d’ACC, le sujet et la nature des plaintes, un sommaire détaillé de plainte, y compris les lieux et les dates, le matériel fourni au personnel du Bureau de l’ombudsman des vétérans (BOV) par les plaignants, ACC et d’autres personnes au cours des enquêtes, la correspondance et les comptes rendus des entrevues avec les plaignants, des témoignages, les formulaires de renonciation et de consentement signés par les plaignants et d’autres personnes, des notes de service, des constatations, des recommandations et des présentations faites dans le cadre de consultations publiques organisées par le BOV.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : Système de gestion du suivi des dossiers de l’ombudsman (SGSDO). Le nom, les coordonnées et la présentation des participants à la consultation publique seront conservés dans la base de données sur les consultations publiques menées par le BOV. Le nom et la présentation associés à la rétroaction portant sur un blogue ou un discours seront conservés dans la base de données portant sur les blogues et les discours. Le nom et les coordonnées associés à une personne qui demande de recevoir le bulletin d’information du BOV seront conservés dans la base de données liée au bulletin d’information.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les membres des Forces armées canadiennes (FAC) et les vétérans de la marine marchande qui ont servi pendant la Première Guerre mondiale, la Seconde Guerre mondiale ou la guerre de Corée, certains civils qui ont droit à des prestations en raison des services qu’ils ont rendus pendant une guerre, les militaires et les vétérans des FAC (Force régulière et Force de réserve, y compris ceux qui ont servi dans les zones de service spécial), les membres et anciens membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), les survivants et personnes à charge du personnel militaire, du personnel civil et du personnel de la GRC, les membres des forces alliées résidant au Canada ou ailleurs, les tuteurs et/ou les détenteurs de procuration, et d’autres personnes ou d’autres groupes (organismes de vétérans) qui ont des préoccupations à exprimer.

But : Les renseignements personnels sont recueillis dans le but d’examiner et de traiter les plaintes, de lancer des enquêtes, de recenser et d’examiner les questions émergentes et les problèmes d’ordre systémique liés aux programmes et aux services, de tirer des conclusions et de formuler des recommandations. Ils sont recueillis en vertu du décret C.P. 2007-530 et de la Déclaration des droits des anciens combattants. Ce fichier peut également servir dans les cas de demandes présentées aux termes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Le nom, l’adresse courriel ou l’adresse postale de la personne peut servir aux fins d’une liste d’envoi des bulletins d’information du BOV à un client. Le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse courriel de la personne peuvent servir à aviser le client qu’une activité d’information organisée par le BOV aura lieu dans sa région. Les appels des clients pourraient être surveillés aux fins de l’assurance de la qualité.

Normes de conservation et de destruction : En cours d’élaboration.