Cérémonies et événements (ACC PPU 621)

Description : Ce fichier contient des renseignements utilisés à l’appui de la commémoration exprimée lors de cérémonies et événements tenus pour rendre hommage aux morts de la guerre et aux vétérans du Canada, au pays et à l’étranger. Ce fichier décrit aussi les renseignements personnels utilisés pour remettre des distinctions honorifiques et des citations (médailles de guerre), dont la Mention élogieuse du ministre des Anciens Combattants. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, préférences linguistiques, les renseignements biographiques, la relation avec un vétéran, la date et le lieu de naissance et de décès, des renseignements sur la santé, les documents servant à valider l’identité, le statut d’employé d’Anciens Combattants Canada (ACC), des caractéristiques physiques liées aux besoins médicaux, des renseignements sur le service militaire, y compris numéro de matricule et grade, identificateurs de client, y compris le numéro d’Allocation aux anciens combattants et autres numéros d’identification, de l’information sur les décisions et l’admissibilité, les médailles et les distinctions honorifiques, le point de vue de la personne et des opinions à son sujet, de l’information sur les personnes à contacter en cas d’urgence (pourraient être des voisins), de l’information sur le passeport et le voyage, de l’information sur les besoins spéciaux, des renseignements financiers des délégués, ainsi que la signature. Les renseignements personnels des jeunes participants, des aidants naturels et des délégués peuvent comprendre : le nom, la date et le lieu de naissance, le nom d’école, les coordonnées, la relation avec des membres ou les anciens militaires des Forces armées canadiennes (FAC), de l’information sur le passeport et le voyage, et les coordonnées de personnes à contacter, comme des voisins ou des amis, des renseignements sur la santé, des renseignements biographiques, des renseignements financiers, les préférences linguistiques et la signature.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Système de demande de décorations, le portail d’inscription en ligne, ainsi que le RPSC ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC. Une application Web pour la barrette du Bomber Command et le certificat des vétérans de la guerre de Corée est disponible dans le site Web d’ACC. L’information recueillie sera conservée électroniquement dans une application Novell conçue spécialement pour les distinctions honorifiques et citations d’ACC.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le numéro d’assurance sociale du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Le grand public, les vétérans du Canada, les membres de leur famille, les aidants désignés auprès des vétérans, les jeunes, les membres des FAC, les membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), les vétérans des forces alliées, les infirmières militaires, et/ou leurs représentants, les représentants des médias, les représentants d’organismes de vétérans, les parlementaires, les membres du personnel médical et les employés d’ACC, les entrepreneurs, les fournisseurs de services et les représentants de divers ordres de gouvernement à l’étranger et dignitaires étrangers.

But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément au décret C.P. 1948 -811 et au décret C.P. 1965-688, en vertu desquels le ministre des Anciens Combattants s’est vu confier la responsabilité des « cérémonies au Monument commémoratif de guerre du Canada 1914-1918, des cérémonies du Souvenir liées aux morts de la guerre à l’extérieur du Canada et des services nationaux organisés au Canada pour perpétuer le souvenir des morts de la guerre, ou les sujets connexes ». Cette information est utilisée pour administrer tous les aspects de l’organisation et du soutien des événements et des cérémonies de commémoration, au Canada et à l’étranger. Elle sert aussi à établir l’admissibilité à l’égard des distinctions honorifiques et des citations et à la remise des médailles et des prix, y compris le remplacement des décorations et citations pour les vétérans admissibles ou les membres de leur famille, ainsi qu’à rendre hommage à ceux qui servent les vétérans, par le truchement de la Mention élogieuse du ministre.

Usages compatibles : Dans certaines circonstances, les renseignements peuvent être divulgués aux pays d’accueil pour évaluer l’admissibilité des personnes. Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction. L’information est utilisée pour organiser le déplacement des délégués qui participent à des cérémonies et événements au Canada et à l’étranger.

L’information est communiquée à des tiers ou à d’autres établissements gouvernementaux, au besoin, en vue de la planification d’une expérience de voyage sécuritaire, sans stress et harmonieuse pour les délégués. Les renseignements sur la santé des délégués sont communiqués aux membres du personnel médical contractuel d’ACC pour qu’ils soient au courant de leur état de santé et des exigences de voyage. Si un délégué exige des soins médicaux additionnels que le personnel et le personnel médical d’ACC n’est pas en mesure de lui prodiguer, les renseignements sur la santé au sujet du délégué (p. ex. niveau de traitement administré, symptômes, etc.) seront communiqués aux autorités locales afin d’assurer la prestation d’une aide médicale appropriée.

Le nom, l’information figurant sur le passeport, les besoins spéciaux et tout autre renseignement utile peuvent être communiqués aux coordonnateurs de voyages et d’événements et à leurs partenaires, notamment : les organisations municipales, les organismes de vétérans, le MDN, Affaires mondiales Canada, la GRC et les fonctionnaires de gouvernements étrangers. Certains renseignements recueillis au sujet des vétérans et d’autres personnes relativement aux événements commémoratifs, et avec le consentement approprié, peuvent être publiés sur le site Internet ou intranet d’ACC ou figurer dans des communiqués de presse.

Les renseignements personnels des délégués peuvent être communiqués à 17 institutions désignées, dont le mandat porte sur la sécurité nationale, en réponse à des menaces pouvant porter atteinte à la sécurité du Canada. Cette divulgation de renseignements peut se faire conformément à la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada, qui vise à accroître l’efficacité et la rapidité de l’échange de renseignements à des fins liées à la sécurité nationale en établissant un seul instrument habilitant permettant à toutes les institutions fédérales de communiquer des renseignements à certains destinataires désignés.

Les renseignements personnels que reçoit ACC peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC afin de déterminer si les personnes sont admissibles à d’autres prestations ou aux fins des activités commémoratives, le cas échéant.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au MDN pour obtenir des documents sur le service, lesquels servent à déterminer l’admissibilité aux distinctions honorifiques et aux citations (consulter les fichiers de renseignements personnels propres à l’institution : Histoire, patrimoine et distinctions honorifiques – MDN PPE 823).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être communiqués à Bibliothèque et archives Canada (BAC) pour obtenir des documents sur le service, lesquels servent à déterminer l’admissibilité aux distinctions honorifiques et aux citations (consulter les fichiers de renseignements personnels propres à l’institution : fichiers de renseignements personnels sur le personnel militaire – BAC PPU 024).

Les états de service et les documents connexes, ainsi que les renseignements personnels inscrits dans les formulaires de mise en candidature pour la Mention élogieuse du ministre des Anciens Combattants, peuvent servir à établir l’admissibilité.

Normes de conservation et de destruction : Les détails liés à la conservation de l’information sont actuellement à l’étude.