Organismes non ministériels – Soins de longue durée (ACC PPU 619)

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui obtiennent une aide ministérielle pour recevoir des soins de longue durée dans un établissement communautaire, y compris dans un établissement ayant conclu une entente contractuelle avec Anciens Combattants Canada (ACC) pour fournir des soins dans des lits réservés en priorité aux vétérans. Le programme aide les personnes admissibles qui ont besoin de soins en foyer de soins infirmiers. Dans le cadre du programme, des fonds sont accordés pour les soins intermédiaires et les soins prolongés dans des lits communautaires et des lits retenus par contrat dans des établissements partout au pays. Les responsables du programme offrent, de concert avec les organismes provinciaux et les établissements de soins de longue durée, un soutien financier pour des soins aux personnes admissibles dans un environnement adéquat pour la prestation de soins de longue durée. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, le genre, les coordonnées, la date de naissance, la date et le lieu de décès, des renseignements sur le service militaire (dont le numéro matricule et le grade), l’identificateur du client, le statut de citoyenneté, des renseignements financiers, des détails sur l’admissibilité aux prestations d’invalidité, des renseignements médicaux/sur l’état de santé, la langue, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro de la Sécurité de la vieillesse (SV) du vétéran et du conjoint, des évaluations/rapports y compris des évaluations des régies de la santé, des rapports d’hôpital sur le fonctionnement et la capacité, des dossiers médicaux et infirmiers, l’état civil, des renseignements sur le tuteur ou le détenteur de procuration, le point de vue de la personne et des opinions à son sujet, des renseignements sur le régime privé d’assurance-maladie, des renseignements sur l’évaluation provinciale (antécédents médicaux détaillés et tendances en matière de santé physique, sociale et mentale chez le client), le type de soins accordés dans le cadre du Programme de soins de longue durée, des renseignements sur les enfants à charge, des renseignements sur le conjoint ou conjoint de fait, le numéro de carte d’assurance-santé provinciale, et la signature. Des renseignements sur les décisions et l’admissibilité touchant les clients peuvent provenir d’autres programmes d’ACC, dont : Pensions d’invalidité (ACC PPU 601), Indemnités d’invalidité (ACC PPU 603) et Allocations aux anciens combattants (ACC PPU 040). Peuvent également être recueillis des renseignements ayant trait aux listes d’attente obtenus des régies de la santé, le nom de l’établissement, l’adresse de l’établissement, des renseignements financiers recueillis par les régies de la santé au sujet du tarif quotidien provincial pour les soins en établissement, les taux établis par les établissements pour déterminer ce qu’ils facturent au client – la date d’admission, la date de congé, le type de lit, le numéro attribué par l’Institut national canadien pour les aveugles (INCA) pour les personnes admissibles aux prestations en vertu de l’exemption pour aveugles. Parmi les autres renseignements personnels requis, mentionnons une indication précisant si le demandeur est un employé d’ACC, les autres renseignements nécessaires à la validation de son identité et les renseignements concernant son représentant.

Observation : Révisé en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes physiques et électroniques d’ACC suivants : le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) ou GCcas, où l’on peut trouver des mesures prises par le client et ses réponses dans Mon dossier ACC ou des mesures prises par les employés ou le personnel contractuel d’ACC et leurs réponses dans le système Prestations et services de santé en direct (PSSD) et le Système de soutien des soins en établissement (SSSE) utilisé pour consigner l’admissibilité au programme, les détails sur le séjour dans un établissement, les taux des établissements, la contribution financière d’ACC aux soins et les contributions du vétéran à ses frais d’hébergement et de repas. Le Système normalisé des paiements (SNP) permet de vérifier les renseignements liés aux chèques. Les renseignements sont stockés dans le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS) en vue du traitement des paiements pour soins de longue durée en vertu d’un contrat avec Croix Bleue Medavie.

Certains documents que reçoit ACC du ministère de la Défense nationale (MDN) pourraient contenir le NAS du client, car les employés du MDN devaient l’utiliser comme numéro d’identification personnel de 1960 à 1990.

Catégorie de personnes : Les vétérans de la Seconde Guerre mondiale et de la guerre de Corée, les vétérans alliés, les vétérans du service spécial, les vétérans de la marine marchande et les pensionnés du service militaire, les anciens membres des Forces armées canadiennes, les médecins praticiens, les civils admissibles, les conjoints, les survivants, les principaux dispensateurs de soins, les représentants et les tiers fournisseurs de services.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour gérer le Programme de soins de longue durée – Organismes non ministériels, déterminer l’admissibilité et calculer la contribution du Ministère et celle du vétéran au coût des soins de longue durée. Ils sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Anciens Combattants et du Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants et servent à appuyer financièrement les vétérans et les autres personnes admissibles aux soins de longue durée. ACC administre le Programme de soins de longue durée en vertu de la partie III et de la partie IV du Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants. ACC est autorisé à recueillir des renseignements dans la mesure où ceux-ci sont nécessaires et directement liés à la gestion des programmes d’ACC dont le mandat est prescrit par la Loi, notamment le Programme des soins de longue durée d’ACC. Ces renseignements sont directement liés à la détermination de l’admissibilité à ce programme et le montant à payer pour les frais d’hébergement et de repas prévu au Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants pris en vertu de la Loi sur le ministère des Anciens Combattants. ACC a le pouvoir de recueillir le NAS au titre de ses programmes du revenu et des soins de santé.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués aux fins de planification, de recherche, d’élaboration, d’évaluation ou de préparation de rapports sur des programmes, des politiques et des services. L’utilisation et la communication sont limitées aux domaines d’ACC qui sont liés au programme ciblé, aux services et aux politiques. Les renseignements peuvent également être communiqués à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres programmes d’ACC, notamment des programmes couverts par la disposition sur la dispense de l’obligation de présenter une demande conformément à l’article 80.1 de la Loi sur les pensions et/ou l’article 78.1 de la Loi sur le bien-être des vétérans, afin de déterminer l’admissibilité à d’autres prestations, à des évaluations, à la gestion de cas, aux initiatives sur la santé mentale et/ou aux activités commémoratives, le cas échéant.

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être communiqués à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service. Consulter les fichiers de renseignements personnels de BAC : Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre (BAC PPU 715), Dossiers médicaux collectifs (BAC PPU 017), Dossiers dentaires (BAC PPU 721), Dossiers médicaux (BAC PPU 018), Dossiers personnels sur microfiche (BAC PPU 023), Dossiers du personnel militaire (BAC PPU 024) et Dossiers d’évaluations du rendement (BAC PPU 028).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels recueillis par ACC peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour obtenir des documents relatifs au service et/ou des documents médicaux relatifs au service de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et/ou de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

Les renseignements suivants peuvent être transmis à Croix Bleue Medavie pour le traitement de paiements pour les soins de longue durée : le code d’admissibilité du client, le Programme, la date de demande, la date de réception de la demande (s’il s’agit d’une nouvelle demande), la source d’admissibilité, l’état civil, l’admissibilité aux avantages, le motif de l’annulation des avantages, le montant total de l’entente relative aux avantages, le type de lit (réservé, assuré par l’assurance provinciale ou non assuré par l’assurance provinciale), le nom de l’établissement, l’adresse de l’établissement, le niveau de soins (type II ou type III), le type d’hébergement (salle commune, chambre semi-privée ou privée), la date d’admission dans l’établissement, la date de congé de l’établissement, le tarif journalier de l’établissement, le tarif mensuel de l’établissement, le tarif journalier payé par le vétéran, le tarif mensuel payé par le vétéran, le taux journalier d’hébergement et de repas payé par le vétéran, le taux mensuel d’hébergement et de repas payé par le vétéran, le tarif journalier payé par ACC et le tarif mensuel payé par ACC.

Aux fins des paiements, le nom, l’identificateur du client, les renseignements sur la santé et les renseignements liés à l’admissibilité aux avantages peuvent être communiqués aux établissements de soins de longue durée pour la prestation de services de soins de longue durée aux personnes admissibles.

Il est possible que le nom, l’identificateur du client, des renseignements sur le paiement des avantages et services et des renseignements sur la santé, incluant des renseignements sur les traitements, soient communiqués à des établissements communautaires, y compris des établissements ayant conclu une entente contractuelle avec ACC pour la prestation de soins de longue durée, y compris le paiement de tels avantages et services.

La Légion royale canadienne, laquelle a conclu un contrat avec ACC, consignera le nom du vétéran et ses coordonnées durant des visites en personne menées dans le cadre de l’Initiative de sensibilisation et de visite.

Conformément à un protocole d’entente établi et à un formulaire de consentement signé, le NAS et d’autres renseignements personnels peuvent être communiqués à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour faciliter la vérification et la confirmation du revenu en vue du calcul de la contribution pour les repas et l’hébergement du client. En échange, l’ARC fournira des données sur le revenu afin de déterminer la contribution du vétéran pour les frais d’hébergement et de repas (consulter les fichiers de renseignements personnels propres à l’ARC, Traitement des déclarations et paiements des particuliers – ARC PPU 005).

Conformément à un protocole d’entente établi, les renseignements personnels peuvent être obtenus par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour créer une image numérique du document aux fins d’utilisation par ACC (consulter le fichier de renseignements personnels propre à SPAC : Solutions d’imagerie documentaire – TPSGC PCU 709). SPAC n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Conformément à une convention sur le niveau de service établie, le nom, les coordonnées, les renseignements sur le service, les renseignements sur la santé et les renseignements financiers peuvent être communiqués a un tiers autorisé et approuvé aux fins de services d’impressions et d’envoi du courrier. Le tiers approuvé n’utilisera pas les renseignements personnels pour prendre des décisions administratives.

Anciens Combattants Canada a conclu un contrat avec un tiers autorisé et approuvé situé au Canada pour assurer les services de transport, d’entreposage, de maintien, de récupération, de livraison et de destruction de ses documents, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : Pour ce qui est du dossier du client, peu importe le format, la période de conservation est de sept ans suivant la date de décès du demandeur. Si la date est inconnue, la période de conservation est de 110 ans suivant la date de naissance, pourvu qu’il n’y ait aucune personne à charge connue, aucune revendication non réglée auprès de la Couronne, aucune mesure concernant la succession, aucune indication, au dossier, du statut juridique d’une personne à charge, ni aucune activité de quelque nature que ce soit.