La vérification de la gestion de l’information a été approuvée par le sous-ministre dans le cadre du Plan de vérification axé sur le risque (PVAR) 2021-2023.
Au gouvernement du Canada, l’information est protégée en tant que bien public et gérée comme un bien stratégique afin de maximiser sa valeur au service des Canadiens. Cette vision est concrétisée grâce à la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l’information du gouvernement du Canada et d’instruments de politique connexes comme la Politique sur les services et le numérique.
La gestion de l’information (GI) est une discipline qui oriente et appuie la gestion efficace et efficiente de l’information dans une organisation, de la planification à l’élimination ou à la préservation à long terme, en passant par le développement des systèmes. La GI met l’accent sur la capacité des organisations de saisir, de gérer, de préserver, de stocker et de diffuser la bonne information aux bonnes personnes au bon moment. Le Ministère produit e vaste gamme de renseignements, y compris des données, des documents, des graphiques, des enregistrements, des vidéos, des photographies et des publications dans les médias sociaux. Grâce aux progrès de la technologie, la quantité d’information et d’information numérique, en particulier, continue d’augmenter de façon exponentielle chaque année. Les options de stockage (p. ex. le nuage) sont évolutives, ce qui facilite et rend moins coûteux le stockage de grandes quantités d’information.
Anciens Combattants Canada a une unité centralisée de gestion de l’information à l’Administration centrale, qui veille à ce que les responsabilités en la matière soient assumées.
Les principales activités de l’équipe de GI d’Anciens Combattants Canada (ACC) sont les suivantesNote de bas de page 1 :
- Établir la gouvernance de la GI;
- Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices à l’appui des politiques de GI et des exigences des organismes centraux;
- Promouvoir la sensibilisation aux pratiques exemplaires et aux procédures de GI afin de s’assurer que les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités;
- Fournir au personnel d’ACC des conseils, de l’orientation et de la formation sur la GI;
- Diriger et soutenir une GI efficace et efficiente pendant la planification de projets et le développement de systèmes;
- Aider ACC à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence.
Plus précisément, l’équipe de GI d’ACC fournit des services d’experts pour appuyer une gestion efficace et coordonnée de l’information au sein du Ministère. Ces services comprennent les suivants :
- Gestion du cycle de vie des dossiers (papier et électroniques);
- Gestion de la bibliothèque et recherche;
- Orientation, conseils et directives sur les questions suivantes :
- Comment classer, organiser et stocker des renseignements papier et électroniques;
- Où, comment et pour combien de temps les renseignements doivent être conservés;
- Comment éliminer l’information;
- Quelles décisions et mesures doivent être documentées, et quels renseignements ont une valeur opérationnelle et archivistique;
- Quelles sont les exigences en matière de GI dans les énoncés de travail, les contrats et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
- Quelles sont les meilleures pratiques de GI pour assurer une utilisation uniforme, efficace et efficiente de l’information.
- Sensibilisation à la GI et formation, y compris la formation sur GCdocsNote de bas de page 2 ;
- Mise en œuvre et surveillance des politiques, des normes, des principes et des pratiques afin d’assurer la conformité du Ministère aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et de Bibliothèque et Archives Canada;
- Repérage et transfert des documents d’archives à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de préservation à long terme;
- Participation à la planification de projets et aux initiatives visant à déterminer les exigences en matière de gestion de l’information;
- Surveillance et exploitation de GCdocs en tant que répertoire d’information ministériel;
- Mise en œuvre du gouvernement ouvertNote de bas de page 3 .
Le fait de s’assurer que l’information est mise à jour et stockée de façon appropriée permet une bonne gouvernance, la prise de décisions éclairées et une communication efficiente et efficace de l’information publique.