Afin de renforcer la capacité du Ministère à gérer efficacement la planification et la réalisation des activités commémoratives à l’étranger, les recommandations suivantes ont été formulées :
Recommandation 1 :
Il est recommandé que le directeur général de la Commémoration élabore et mette en œuvre des exigences et des processus opérationnels exhaustifs pour la planification et la réalisation des activités à l’étranger, y compris des éléments liés à la gestion de projet, comme la planification, l’évaluation et la gestion des risques, la surveillance et la production de rapports sur l'état d'avancement des produits livrables. (Essentielle)
Réponse de la direction :
La direction est d'accord avec cette recommandation. Une fois que les outils actuellement utilisés pour les activités auront été examinés, le directeur général de la Commémoration mettra à jour les outils ou en créera de nouveaux et les mettra en œuvre (p. ex. exigences relatives aux documents et processus opérationnels) afin d’intégrer les éléments liés à la gestion de projet, comme la planification et l’établissement des coûts de projet, la détermination et l’atténuation des risques, la surveillance et la production de rapports. Outre ces travaux, la Division de la commémoration est en train d’élaborer un plan stratégique décennal qui guidera l’élaboration et la mise en œuvre par le Département d’initiatives commémoratives au cours de la prochaine décennie.
Date d’achèvement prévue :
août 2019
Recommandation 2:
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Politiques stratégiques et Commémoration, en consultation avec la dirigeante principale des finances, officialise et mette en œuvre les pouvoirs délégués et les autorisations pour les activités à l’étranger. (Cruciale)
Réponse de la direction :
La direction est d'accord avec cette recommandation. Bien que les activités visées par la portée de la vérification ont précédemment été réputées comme faisant partie de la définition du terme « événement » énoncée dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT, les responsables des Finances d’ACC ont depuis précisé que les activités commémoratives du Ministère faisaient plutôt partie des activités opérationnelles liées au mandat d’ACC, et par conséquent, ne devraient pas être comprises dans la définition du terme « événement » figurant dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT.
Compte tenu de la situation particulière entourant les événements inclus dans la vérification (valeur monétaire élevée, financement externe supplémentaire, géré par un groupe de travail), la direction ne prévoit pas de récurrence et, avec l’aide de la Division des finances, a mis à jour les processus permettant de clarifier les exigences en matière d’approbation des opérations non opérationnelles. événements par rapport aux activités opérationnelles entreprises pour la prestation de programmes et de services.
Date d’achèvement prévue :
Avril 2019