5.1 Cérémonies et activités commémoratives
Des documents de planification et d’analyse rétrospective uniformes sont requis pour les cérémonies et les activités commémoratives.
Le volet Cérémonies et activités commémoratives est financé avec des fonds d’exploitation. Le total des frais d’administration de ce volet ne peut faire l’objet d’une analyse complète en raison des ventilations de coûts insuffisantes. En 2015-2016, la Direction générale des finances d’ACC a commencé à affecter des coûts salariaux plutôt que des coûts d’exploitation et d’entretien au niveau des sous-programmes. Toutefois, aucune donnée antérieure n’est disponible pour établir des comparaisons/tendances.
Le tableau 19 présente le total des coûts du volet par année.
| Coûts | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 |
|---|---|---|---|---|
| Administratifs (salaires + exploitation et entretien) | 5 558 680 $ | 4 651 274 $ | 5 481 039 $ | 6 423 634 $ |
Source : Direction générale des finances d’ACC
Le financement de ce volet varie chaque année et peut avoir une incidence sur les jalons/anniversaires importants. De plus, le modèle d’affectation de fonds utilisé pour répartir les coûts au sein de la Direction générale de la commémoration attribue une partie des coûts du nouveau centre d’accueil et d’éducation aux cérémonies et aux activités.
Voici les principales ressources consacrées à ce volet ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités connexes :
- Équipe chargée des activités nationales (agents principaux de programme travaillant partout au Canada)
- dirige les activités nationales;
- appuie les activités nationales qui sont dirigées par des partenaires;
- participe aux activités nationales au nom d’ACC et/ou du gouvernement du Canada.
- Équipe chargée des activités à l’étranger (au Canada)
- dirige la planification, la coordination et la mise en œuvre des activités à l’étranger qui soulignent les anniversaires/jalons importants.
- Opérations européennes (en France)
- dirigent les activités européennes annuelles ou y participent;
- offrent un soutien sur place à l’occasion des anniversaires/jalons importants.
En plus des ressources de la Commémoration qui contribuent à ce volet, des ressources des Services internes – Communications appuient les cérémonies et les activités. La Direction générale des communications affecte des ressources aux médias sociaux liées aux activités (p. ex., promotion, Facebook en direct). Les spécialistes des communications de l’équipe chargée des affaires publiques participent également à toutes les activités auxquelles assiste le ministre des Anciens Combattants.
5.1.1 Cérémonies et activités à l’étranger
L’équipe chargée de l’évaluation a constaté que la documentation, notamment les plans d’action, les lettres d’entente et les bilans qui recensent les leçons apprises, est préparée pour les cérémonies et les activités à l’étranger. Cette documentation a été transmise à l’équipe chargée de l’évaluation, et l’équipe a été en mesure de vérifier l’existence/utilisation de cette information par un examen documentaire. Les documents examinés ont fourni la preuve selon laquelle les possibilités d’améliorer davantage les processus (leçons apprises) sont prises en considération. Même si la documentation concernant les activités à l’étranger est répertoriée, la consignation n’est pas toujours faite de façon uniforme et officielle.
Possibilité d’améliorer l’efficience/économie :
Les entrevues auprès d’informateurs clés ont fait ressortir des problèmes touchant les pratiques actuelles relatives à la planification des activités importantes, soit des retards dans les activités de planification, les approbations et les décisions de financement. Ces problèmes nuisent à l’efficience des cérémonies et des activités commémoratives d’ACC. À cause de ces retards, le personnel des programmes doit prendre des mesures d’urgence et les coûts du volet Cérémonies et activités commémoratives pourraient augmenter en raison des heures supplémentaires requises. L’équipe chargée de l’évaluation constate la nécessiter de faire des efforts pour s’assurer que le processus de planification intégrée des activités est suivi de décisions prises rapidement pour permettre la planification préliminaire des activités et des dépenses connexes. Une vérification prochaine des cérémonies et des activités à l’étranger examinera ces questions en profondeur.
5.1.2 Cérémonies et activités au pays
L’équipe chargée de l’évaluation a constaté l’absence de documents sur l’aspect des cérémonies et des activités nationales de ce volet qui permettraient de déterminer s’il est offert de façon efficiente ou rentable. Elle a observé le manque d’uniformité des documents de planification et d’analyse rétrospective qui permettraient de connaître les objectifs des activités et les engagements en matière de ressources ou de savoir si les résultats attendus ont été obtenus.
Les entrevues ont également mis en évidence les difficultés que pose la question des ressources relativement aux exigences administratives, et le fait qu’il n’existe aucun outil normalisé pour mesurer le degré de réussite des activités. Dans l’ensemble, l’équipe chargée de l’évaluation constate qu’il faut améliorer la documentation et le suivi afin de bien assurer la prestation efficace et efficiente de cet aspect du volet. La documentation pourrait mettre en relief la portée de l’activité (participants en personne/en ligne), les ressources utilisées pour l’activité, les réussites de l’activité et toute possibilité d’amélioration/économie de coûts qu’il faudrait envisager à l’avenir.
Recommandation 4
Il est recommandé que la directrice générale, Commémoration, élabore et mette en œuvre des exigences uniformes relatives aux documents de planification et d’analyse rétrospective des cérémonies et des activités commémoratives.
Réponse de la direction :
La direction accepte cette recommandation.
Plan d’action de la direction :
| Mesure corrective à prendre | Bureau de première responsabilité (BPR) | Date cible |
|---|---|---|
| La directrice générale, Commémoration, tirera parti des pratiques exemplaires actuelles pour établir et mettre en œuvre les exigences en matière de documentation officielle en vue de la planification et de l’examen rétrospectif des cérémonies et des activités commémoratives, assurant ainsi l’uniformité et la qualité de l’information aux fins de planification, d’évaluation et d’établissement de rapports. | Directrice générale, Commémoration | Avril 2018 |
5.2 Programme de partenariat pour la commémoration
Dans une évaluation du Programme des contributions aux partenaires (ancien nom du Programme) réalisée en 2013, il a été recommandé que des efforts soient déployés pour modifier le modèle de prestation de services du Programme afin d’en améliorer la rentabilité. À la suite de cette recommandation, un modèle de prestation révisé visant les projets à faible risque nécessitant un financement de moins de 10 000 $ a été mis en œuvre en 2014-2015 dans le cadre d’une nouvelle subvention de partenariat pour la commémoration. La présente évaluation révèle que ce nouveau modèle de prestation pourrait contribuer à réduire les frais d’administration comme le montre le tableau 20. Les frais d’administration pendant la période de l’évaluation ont diminué de 556 189 $ entre 2012-2013 et 2015-2016, alors que le nombre de projets recevant du financement a augmenté pendant la même période. Puisque la charge de travail a augmenté tandis que les frais d’administration ont diminué, l’équipe chargée de l’évaluation n’a d’autre choix que de constater la réalisation d’économies.
| Dépenses | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 |
|---|---|---|---|---|
| Contributions dans le cadre du PPC | 2 136 169 $ | 2 140 321 $ | 1 648 821 $ | 3 066 326 $* |
| Subventions dans le cadre du PPC | S.O. | S.O. | 654 266 $ | 653 113 $ |
| Contributions dans le cadre du PAEMCCNote de bas de page 30 | 753 989 $ | 747 598 $ | 724 166 $ | 278 366 $ |
| Total des subventions et des contributions | 2 890 158 $ | 2 887 919 $ | 3 027 253 $ | 3 997 805 $ |
| Total des frais d’administration | 1 486 17 $ | 1 243 570 $ | 1 465 417 $ | 929 986 $ |
| Total des dépenses du Programme | 4 376 333 $ | 4 131 489 $ | 4 492 670 $ | 4 927 791 $ |
| Frais d’administration comme % des S et C utilisées (arrondies au dixième près) | 51,5 % | 43,1 % | 48,4 % | 23,3 % |
| Frais d’administration comme % du total des coûts du Programme (arrondis au dixième près) | 34,0 % | 30,1 % | 32,7 % | 18,9 % |
| Nombre de projets financés | 168 | 218 | 270 | 250 |
| ETP utilisés | 9,5 | 7,3 | 6,9 | 7,3 |
| Moyenne des frais d’administration par projet | 8 846 $ | 5 704 $ | 5 427 $ | 3 720 $ |
Source : Direction générale des finances d’ACC et Comptes publics du Canada, et analyse de l’équipe chargée de l’évaluation
*Les dépenses de paiement de contribution en 2015-2016 comprennent un paiement unique de 1 500 000 $ au profit des Jeux Invictus 2017.
Voici les principales ressources consacrées au Programme ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités connexes :
- Agents subalternes de programme
- offrent du soutien et des conseils aux demandeurs et évaluent les demandes en regard des exigences d’admissibilité;
- sensibilisent les groupes/personnes qui ont trouvé des projets pouvant être admissibles au financement.
- Agents principaux de programme travaillant partout au pays
- offrent directement un soutien et des conseils aux groupes/personnes pouvant être admissibles au financement;
- organisent des activités de sensibilisation servant à mieux faire connaître le Programme.
- Direction/haute direction
- fait partie des comités décisionnels pour déterminer l’admissibilité des projets demandant plus de 10 000 $ en financement.
Les bénéficiaires du financement dans le cadre du Programme de partenariat pour la commémoration doivent présenter un rapport d’activités final qui décrit en détail la réussite, la portée et les difficultés du projet. Le personnel des programmes utilise ce rapport pour justifier d’autres demandes de financement supplémentaire provenant de la même organisation et pour faciliter l’établissement de rapports sur les résultats des programmes.
Les résultats obtenus grâce aux formulaires d’évaluation des programmes remplis par les bénéficiaires du financement figurent au tableau 21. En général, les résultats font ressortir ce qui suit :
- niveaux élevés de satisfaction à l’égard de l’efficacité du personnel appuyant le Programme, toutes les années de la période de l’évaluation;
- niveaux élevés de satisfaction à l’égard de l’efficience des décisions et du financement au sujet des demandes présentées en 2015-2016, et niveaux de satisfaction plus faibles en 2013-2014 et en 2014-2015.
| Critères | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 | Total des 4 ans |
|---|---|---|---|---|---|
| Connaissances du personnel | 96,6 % | 90,2 % | 89,4 % | 96,0 % | 93,0 % |
| Accessibilité du personnel | 95,8 % | 88,6 % | 88,4 % | 95,2 % | 91,9 % |
| Rapidité des décisions | 80,5 % | 66,9 % | 66,7 % | 86,4 % | 75,0 % |
| Rapidité du financement | 74,2 % | 61,3 % | 78,9 % | 89,4 % | 76,6 % |
Source : Rapports d’activités finaux du Programme de partenariat pour la commémoration
Le tableau 22 présente les résultats des normes de service au cours des quatre dernières années. Ces résultats vont dans le même sens que les commentaires reçus des bénéficiaires du financement et témoignent des problèmes de rapidité concernant la prise de décision en 2013-2014 et en 2014-2015. Les entrevues ont révélé que les difficultés relatives au financement et à l’approbation ont nui au processus de traitement des demandes en 2013-2014 et en 2014-2015. Les résultats se sont améliorés et ont dépassé les objectifs en 2015-2016.
| Normes de service | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 |
|---|---|---|---|---|
| Fonds de partenariat d’action communautaire – % des décisions prises dans les 12 semaines suivant la date d’échéance trimestrielle de la demande (cible – 80 %) | 85 % | 59 % | 91 % | 92 % |
| Programme de restauration de cénotaphes – % des décisions prises dans les 12 semaines suivant la date d’échéance trimestrielle de la demande (cible – 85 %) | 100 % | 58 % | 38 % | 100 % |
Source : Direction générale de la commémoration d’ACC
L’équipe chargée de l’évaluation a observé le personnel entrer manuellement des données sur les demandes pour des projets dans trois bases de données différentes. Les entrevues ont permis de confirmer que les bases de données actuelles ne sont pas utilisées à leur plein potentiel aux fins de suivi/surveillance. En outre, les processus automatisés ne sont pas en place pour acheminer les projets approuvés à la Direction générale des finances d’ACC pour effectuer le paiement.
D’après l’information recueillie à la suite des entrevues menées auprès d’informateurs clés et des observations liées à la charge de travail, l’équipe chargée de l’évaluation est d’avis que le secteur de programme devrait réunir la documentation dans une ou deux bases de données et collaborer avec les autres secteurs au sein d’ACC (Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie de l’information) pour accroître les fonctions de production de rapports. Qui plus est, ACC devrait continuer de consulter d’autres organisations fédérales, dont Patrimoine canadien, pour déterminer les pratiques exemplaires et les options associées aux outils de suivi des programmes de subventions et de contributions.
5.3 Apprentissage et information publique
Le volet Apprentissage et information publique est financé avec des fonds d’exploitation. Le total des frais d’administration de ce volet ne peut faire l’objet d’une analyse complète en raison des ventilations de coûts insuffisantes. En 2015-2016, la Direction générale des finances d’ACC a commencé à affecter des coûts salariaux plutôt que des coûts d’exploitation et d’entretien au niveau des sous-programmes. Toutefois, aucune donnée antérieure n’est disponible pour établir des comparaisons/tendances. Les évaluations à venir permettront d’obtenir des renseignements additionnels à l’appui de l’analyse des tendances. Le tableau 23 présente le total des coûts par année.
| Coûts | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 |
|---|---|---|---|---|
| Administration (salaire + exploitation et entretien) | 5 404 272 $ | 4 522 072 $ | 5 328 788 $ | 6 999 715 $ |
| Publicité gouvernementale | 3 415 821 $ | 3 912 831 $ | 3 984 082 $ | 3 402 353 $ |
| Total des coûts (administration + publicité gouvernementale) | 8 820 093 $ | 8 434 903 $ | 9 312 870 $ | 10 402 068 $ |
Source : Direction générale des finances d’ACC
Le financement annuel de ce volet varie et peut être influencé par des activités/projets uniques. En 2014-2015 et en 2015-2016, le financement a été augmenté pour construire un centre d’accueil et d’éducation au Mémorial national du Canada à Vimy. Outre le financement du centre d’accueil et d’éducation, les dépenses courantes du volet Apprentissage et information publique sont demeurées relativement stables.
Voici les principales ressources consacrées au Programme :
- Agents d’éducation
- élaborent des ressources d’apprentissage (y compris du contenu éducatif pour les médias sociaux, des plans de leçons en ligne, et des activités);
- font connaître les ressources d’apprentissage d’ACC;
- participent aux activités d’apprentissage (p. ex. Rencontres du Canada);
- assurent la liaison avec le ministère de la Défense nationale pour assurer l’exactitude des données historiques.
- Unité de distribution
- supervise la distribution des ressources d’apprentissage;
- surveille le rendement de l’entrepreneur chargé de l’impression, en particulier pendant la période de distribution de la Semaine des vétérans;
- tient l’inventaire sur place en vue de la distribution pendant les autres périodes de l’année.
- Équipe responsable du contenu Web
- conçoit du matériel commémoratif pour le site Web d’ACC;
- produit les entrevues Des héros se racontent qui présentent les souvenirs personnels de vétérans canadiens;
- tient à jour le Mémorial virtuel de guerre du Canada;
- tient à jour la base de données en ligne de l’inventaire national des monuments commémoratifs militaires canadiens;
- o numérise l’information ayant une valeur historique afin de la préserver pour les générations futures.
- conçoit du matériel commémoratif pour le site Web d’ACC;
- Superviseurs d’étudiants et agents de programme
- recrutent et embauchent des étudiants trois fois par année pour des stages de quatre mois;
- coordonnent la formation des étudiants de concert avec le ministère de la Défense nationale;
- supervisent les étudiants sur une base quotidienne (établir les calendriers des travaux, procéder aux affectations, prendre les mesures d’adaptation, etc.).
- Guides étudiants
- offrent des visites guidées et des services aux visiteurs au Mémorial national du Canada à Vimy et au Mémorial terre-neuvien à Beaumont-Hamel, tous deux se trouvent en France.
En plus des ressources de la Commémoration qui contribuent à ce volet, des ressources des Services internes – Communications appuient le volet Apprentissage et information publique. La Direction générale des communications affecte des ressources aux activités des médias sociaux liées au programme Le Canada se souvient d’ACC, notamment Facebook, Twitter et Instagram. Les ressources des Communications sont aussi responsables de gérer le contrat d’impression ministériel, qui comprend des ressources d’apprentissage.
Chaque année en septembre, ACC distribue aux enseignants et aux groupes de services 22 000 trousses-échantillons contenant des ressources d’apprentissage en lien avec la Semaine des vétérans. Les trousses-échantillons sont distribuées dans le but de mieux faire connaître les nouvelles ressources d’apprentissage pour la Semaine des vétérans. Des rappels de suivi sont envoyés par courriel au début de septembre pour inciter les enseignants à commander le matériel en ligne.
Possibilité d’améliorer l’efficience/économie :
Les informateurs clés interrogés ont remis en question l’utilité de fournir des trousses-échantillons et jugent nécessaire de revoir ce processus. En examinant les résultats des évaluations de la Semaine des vétérans 2016 effectuées par 1 918 personnes (principalement des enseignants) qui ont reçu le matériel, l’équipe chargée de l’évaluation a constaté que 28 % (533 répondants) ont signalé avoir appris l’existence du matériel d’apprentissage dans une trousse-échantillon d’ACC. Toutefois, une analyse plus poussée a révélé que 87 % (463) de ceux indiquant avoir pris connaissance des ressources d’apprentissage grâce à une trousse-échantillon d’ACC ont aussi déclaré avoir appris l’existence des ressources par d’autres moyens (p. ex. site Web d’ACC, courriel d’ACC, enseignants, etc.).
En raison de la préparation manuelle nécessaire, les trousses-échantillons sont plutôt coûteuses par rapport aux produits de commémoration imprimés réguliers (environ 85 000 $ taxes comprises par année pour 22 000 unités d’après les factures fournies en 2016)Footnote 31.
Cette analyse amène l’équipe chargée de l’évaluation à conclure que le secteur de programme devrait explorer diverses approches afin de déterminer et de mettre en œuvre les moyens les plus efficaces de promouvoir les ressources d’apprentissage sur la commémoration.
5.4 Monuments commémoratifs
Le volet Monuments commémoratifs est financé avec des fonds d’exploitation. Le total des frais d’administration de ce volet n’a pu faire l’objet d’une analyse complète en raison des ventilations de coûts insuffisantes. En 2015-2016, la Direction générale des finances d’ACC a commencé à affecter des coûts salariaux plutôt que des coûts d’exploitation et d’entretien au niveau des sous-programmes. Toutefois, aucune donnée antérieure n’est disponible pour établir des comparaisons/tendances.
Le tableau 24 présente le total des coûts par année.
| Type de dépenses | 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | 2015-2016 |
|---|---|---|---|---|
| Contrat avec la Commission des sépultures de guerre du Commonwealth pour l’entretien des monuments commémoratifs en Europe | 1 975 000 $ | 1 975 000 $ | 1 975 000 $ | 1 975 000 $ |
| Contrat avec des ressortissants français pour l’entretien et la sécurité sur place | 825 000 $ | 825 000 $ | 825 000 $ | 825 000 $ |
| Coûts globaux – Dépenses en salaires et en RASE associées à l’entretien des monuments commémoratifs et des cimetières + dépenses de F et E (y compris les projets d’immobilisations) | 2 507 700 $ | 1 500 787 $ | 2 404 608 $ | 1 675 245 $ |
| Total des dépenses relatives aux monuments commémoratifs (y compris la portion administrative de l’entretien des cimetières) | 5 307 700 $ | 4 300 787 $ | 5 204 608 $ | 4 475 245 $ |
Source : Direction générale des finances d’ACC et Direction générale de la commémoration d’ACC
Un examen des coûts globaux indique que l’ensemble des dépenses ont fluctué, passant de 4,3 millions $ à 5,3 millions $ au cours de la période de l’évaluation. En général, les fluctuations des coûts peuvent être attribuées aux changements dans les coûts de fonctionnement en raison des différents modèles d’affectation de fonds utilisés pour ce volet pendant la période de l’évaluation.
Voici les principales ressources consacrées à cette initiative :
- Opérations européennes
- Entretien des monuments commémoratifs et contrat connexe avec la Commission des sépultures de guerre du Commonwealth.
L’équipe chargée de l’évaluation a obtenu et examiné les plans d’entretien préparés pour chaque monument commémoratif et elle a constaté que ces plans sont utiles à ACC et à la Commission des sépultures de guerre du Commonwealth au moment d’évaluer les exigences en matière d’entretien tous les ans. Les plans sont rigoureux et contiennent une ventilation des coûts le cas échéant.